Un progiciel de gestion intégré (ou ERP) est un système d’information qui permet de gérer et de suivre l’ensemble des informations des services opérationnels d’une entreprise. Le logiciel de gestion permet de centraliser toutes les informations dans un seul et même outil.

Les logiciels ERP sont très prisés pour les sociétés de services (bureaux d’études, cabinets de conseil, SSII, agences de communication, architectes, géomètres…) et des secteurs industriels et sont indispensables pour des sociétés de toutes tailles (TPE, PME ou grands comptes).

Dans cet article, nous vous présenterons les fonctionnalités et les avantages d’un ERP mais aussi les erreurs à ne pas commettre !

ERP et les secteurs d’activité

Everwin a développé de nombreuses solutions qui s’adaptent parfaitement et facilement à de nombreux secteurs d’activité comme :

• Bureau d’étude et d’ingénierie
• Entreprise du bâtiment (BTP)
• Architecte
• Géomètre
• Installations, Maintenance, Intervention
• ESN et Intégrateur
• Cabinet de conseil
• Cabinet d’Expertise Comptable
• Agence Communication et Digitale
• Centre technique, R&D et Analyse
• Mécanique industrielle
• Editeur de logiciels

Pourquoi mettre en place un ERP ?

Un ERP permet aux entreprises d’acquérir de nombreux bénéfices comme :

• Piloter son activité commerciale en temps réel
• Travailler à partir d’une même base de données
• Améliorer les processus internes
• Assurer la traçabilité des données
• Gagner en efficacité et en temps
• Planifier les projets et optimiser le travail d’équipe
• Avoir une vue d’ensemble des différentes tâches et différents intervenants
• Maîtriser les budgets d’un projet
• Augmenter la productivité
• Aider à la prise de décision
• Automatiser des tâches
• Être plus réactif pour faire d’éventuels réajustements en cours d’avancement du projet

Comment mettre en place un ERP ?

Il y a des questions importantes à se poser avant de mettre en place un ERP :

• Pourquoi ai-je besoin d’un ERP pour ma PME ? Quels sont aujourd’hui les problèmes rencontrés, les modes de gestion, type de transactions et modes de tarification ?
• Quels sont les outils déjà présents ? Auront-ils besoin d’être couplés avec l’ERP ?
• Combien d’utilisateurs devront adopter l’outil ? Quel sera leur niveau d’utilisation (simple saisie des temps et frais ou analyse des données, etc.) ?
• De quelles fonctionnalités ai-je réellement besoin ? Quel est mon périmètre ?
• Comment éventuellement adapter ou faire évoluer les processus internes ?
• Comment va évoluer mon métier et mon entreprise pour que ce choix d’un ERP s’inscrive dans la durée ?

Les réponses à ces questions permettront de définir clairement ses besoins et objectifs en fonction de son organisation interne. C’est la première étape à réaliser. Il est nécessaire d’impliquer la Direction à cette étape et dans tout le projet ERP. La création d’un « groupe pilote » pour ce projet ERP est également conseillée.

L’étape suivante consiste à sélectionner un ERP dont les fonctionnalités répondent au mieux aux besoins sachant qu’il existe différents types d’ERP : généraliste, spécialisé sur un métier ou encore open source.
Pour une société de services par exemple, les fonctionnalités spécifiques métiers seront différentes de celles d’une société industrielle ou de négoce. Citons par exemple quelques fonctionnalités clés pour une société de services :

• Gestion d’affaires et de budgets
• Gérer les devis et les factures
• Gestion et amélioration de la relation client
• Gestion de projets et planification
• Optimisation du processus et du pilotage global de votre activité
• Gestion des ressources humaines et des compétences
• Gestion des temps et des frais
• Facturation et règlements
• Analyses et tableaux de bord ; Grâce à l’outilcomplémentaire «Qlik Sense », il est possible d’analyser les données dans l’ERP et met à disposition des reportings standards

Au-delà des fonctionnalités, il convient de choisir le mode d’acquisition et d’installation de l’ERP : mode licence ou mode SaaS ? Hébergement en interne ou externalisé ? L’expertise de l’éditeur de la solution est cruciale pour mettre en place la bonne méthodologie projet et vous accompagner en termes de conduite du changement, de formation des salariés, de support des utilisateurs…

Selon vos besoins fonctionnels, votre secteur d’activité et votre taille d’entreprise, Everwin vous préconisera le logiciel adapté !

Les erreurs à ne pas commettre

Lorsque vous mettez en place un ERP, il est important de ne pas réaliser certaines erreurs. Nous avons listé les 6 principales erreurs à ne pas commettre !

• Se focaliser uniquement sur le coût d’acquisition de l’ERP
• Sélectionner les grands acteurs les plus connus sans tenir compte de la pertinence des fonctionnalités proposées
• Ne pas impliquer la direction dans le projet
• S’imposer des contraintes de temps irréalistes
• Négliger la pérennité de l’éditeur
• Réduire l’ERP à un choix informatique

Pour conclure, les ERP peuvent s’adapter à votre activité et vous apporteront de nombreux bénéfices comme :

• Les informations étant partagées et actualisées en temps réel, les relations clients et fournisseurs peuvent être traitées de façon plus efficace et individualisée.
• L’ERP offre une visibilité globale sur son activité, ce qui permet de mieux repérer ses forces et ses faiblesses et d’effectuer les adaptations nécessaires.

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