Dans un monde où la digitalisation s’accélère, les agences de communication et digitales sont confrontées à des exigences croissantes en matière de performance, de gestion des ressources et de suivi des budgets. Pour répondre à ces défis, elles s’appuient de plus en plus sur des solutions, comme les logiciels de gestion. Un ERP (Enterprise Resource Planning) se démarque comme un outil incontournable.

Dans cet article, nous vous présenterons les 5 avantages d’utiliser un logiciel de gestion pour les agences de communication et digitales, en mettant l’accent sur l’amélioration de la centralisation de l’information, le suivi des projets en temps réel, la gestion des achats, l’optimisation de la gestion des ressources ainsi que le suivi à l’avancement.

Pourquoi intégrer un ERP pour les agences de communication et digitales ?

Les agences de communication, qu’elles soient spécialisées dans le marketing digital, le branding ou la publicité, jonglent souvent avec plusieurs projets simultanés, impliquant diverses parties prenantes : designers, rédacteurs, développeurs, les clients… Cette dynamique de travail nécessite une coordination importante et une grande réactivité pour garantir des campagnes réussies et dans les délais impartis. C’est là qu’interviennent les ERP avec des modules de gestion de projets intégrés, permettant une vue d’ensemble en temps réel et une organisation fluide.

1. Centralisation de l’information

L’un des principaux avantages des logiciels de gestion est la centralisation des données. Traditionnellement, dans les agences de communication, les équipes utilisent différents outils pour suivre les tâches (gestion de projet), gérer les budgets (outils financiers), contrôler les ressources humaines et les plannings (avec un logiciel de gestion de planning). Cette fragmentation des systèmes peut entraîner des silos d’informations, ralentir la communication, et rendre le suivi des performances plus complexe.

Everwin SX-COM centralise toutes les informations essentielles au sein d’une seule plateforme, ce qui élimine la nécessité de passer par des outils ou des systèmes multiples pour accéder aux données. Les équipes ont accès à un tableau de bord unique où sont rassemblées les informations concernant les projets, les clients, les tâches en cours, et les ressources disponibles.

Cela offre aux managers une vue globale et instantanée de l’état d’avancement des projets, des dépenses engagées et des ressources mobilisées, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées et rapides.

2. Suivi en temps réel des projets et des tâches

Un autre avantage majeur d’un ERP dédié aux agences de communication et digitales est de permettre un suivi en temps réel. Ce suivi en temps réel permet aux équipes de réagir rapidement en cas de changement dans le projet (modification des priorités, ajustement des ressources…) et de coordonner leurs efforts sans décalage. Les chefs de projets peuvent facilement redistribuer les tâches en fonction des urgences ou des nouvelles demandes du client, tout en s’assurant que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Everwin SX-COM a la capacité à offrir un suivi en temps réel des projets et des tâches. Chaque membre de l’équipe peut voir quelles sont les tâches à accomplir, les échéances à respecter, et les priorités du projet.

3. Gestion des achats

Le module « gestion des achats » présent dans les logiciels de gestion dédié à votre activité est essentiel puisqu’il présente des fonctionnalités avancées qui permettent de piloter efficacement les achats (demandes d’achats, commandes, bons de réception, factures) à travers des processus structurés et automatisés.

De plus, en tant qu’agence de communication et digitale, les achats ne se limitent pas aux fournitures classiques. Elles sont souvent amenées à acheter des espaces publicitaires, des prestations artistiques, des services de production print… Everwin SX-COM intègre la possibilité de gérer ces achats spécifiques de manière fluide.

• Gestion des espaces publicitaires : Les achats d’espaces publicitaires peuvent être suivis directement dans l’ERP. Everwin permet de gérer les contrats avec les régies publicitaires, de suivre les montants alloués à chaque support, et d’optimiser l’utilisation du budget.
• Gestion des achats d’art et de prestations créatives : Les agences peuvent également gérer les prestations artistiques, qu’il s’agisse d’illustrateurs, de photographes ou de vidéastes, en centralisant les devis, contrats et factures dans le système.

Grâce à l’automatisation et à la centralisation des informations, le logiciel de gestion Everwin dédié à votre secteur aide les entreprises à mieux suivre et optimiser leurs dépenses en fonction des projets en cours. Les chefs de projets ont une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, ce qui leur permet de mieux contrôler leur budget et d’éviter les dépassements.

De plus Everwin SX permet de gérer facilement et rapidement la marge brute ce qui permet d’améliorer la rentabilité de vos affaires.

4. Optimisation de la gestion des ressources

Les ressources, qu’elles soient humaines ou matérielles, représentent un des principaux coûts des agences de communication. La gestion des ressources est donc essentielle pour éviter les surcharges de travail. Grâce à un ERP doté d’un module de gestion de projets, les agences peuvent mieux allouer leurs ressources en fonction des besoins des différents projets.

Il est ainsi possible de visualiser la disponibilité des équipes, d’identifier les personnes sous-utilisées ou au contraire, en surcharge, et d’ajuster les plannings en conséquence. Cette optimisation des ressources permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi de réduire le stress au sein des équipes et de favoriser un meilleur climat de travail.

5. Suivi de l’avancement, reste à faire et vue à terminaison

Le suivi de l’avancement est une fonctionnalité essentielle pour avoir une vue d’ensemble précise sur l’état d’un projet en cours. Dans Everwin SX-COM, l’avancement est mis à jour en temps réel en fonction des tâches réalisées et des ressources utilisées.

De plus, la solution Everwin permet d’estimer la charge de travail nécessaire pour finaliser un projet en calculant automatiquement « le reste à faire ».

Enfin, la fonctionnalité « vue à terminaison » évalue la situation finale d’un projet en tenant compte de l’avancement actuel et du reste à faire. Elle permet d’anticiper les éventuels retards ou dépassements budgétaires.

Pour conclure, pour les agences de communication et digitales, les logiciels de gestion proposent différents avantages essentiels pour gérer au mieux votre agence. Everwin SX-COM est dédié à votre activité ! N’hésitez pas si vous souhaitez une démo, ou à nous contacter si vous avez des questions.