Une feuille de temps décrit l’activité réelle d’un collaborateur sur une période donnée. Elle permet à ce collaborateur de répartir ses temps passés entre les différentes affaires et les tâches sur lesquelles il a été affecté par les chefs de projet.

Dans un projet, l’analyse et le suivi des temps est généralement une phase clé. Elle permet :

• D’améliorer l’organisation des équipes
• D’évaluer le retour sur investissement et les axes d’optimisation
• De facturer les projets de façon appropriée

Or, ces données « temps » sont souvent incomplètes et donc peu fiables. Par conséquent, il est essentiel d’investir dans un logiciel de gestion des temps .

Gestion des temps : qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des temps ?

Un logiciel de gestion des temps permet à chaque collaborateur de saisir ses temps régulièrement et correctement. Il les affecte également à des tâches et des projets. Pour que ce processus soit fluide et simple, le module de saisie des temps doit être :

• optimisé et paramétré selon les contraintes et le fonctionnement de l’entreprise,
• fiable pour diminuer au maximum le risque d’erreurs,
• simple d’utilisation pour que la saisie soit conviviale pour les collaborateurs

Les caractéristiques possibles :

• Saisir en heures ou en jours
• Saisir à la semaine ou au mois
• Saisir en détaillés ou en cumulés
• Vérification de la saisie des feuilles de temps
• Etapes de validation : processus de contrôle des feuilles de temps

Logiciel de suivi des temps : comment le mettre en place ?

La mise en place d’un logiciel de gestion des temps est un projet qui impacte les salariés et peut être complexe et long à installer. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de conduite du changement en mettant en avant la communication, la participation et la formation !  

Avant de choisir l’outil de gestion du temps, il faut lister l’ensemble des tâches qui compose un projet. La pertinence de cette liste de tâches est primordiale pour assurer un suivi des temps efficace et utile.

Nous vous conseillons de réunir les collaborateurs afin qu’ils donnent leur retour sur cette liste, l’améliore et la valide.

Le but de cet échange est également de s’assurer de l’adhésion des collaborateurs dans la démarche de gestion des temps.

Le suivi des temps est un processus collaboratif et peut être ressenti comme un excès de surveillance par les salariés. Il est donc crucial qu’un groupe pilote de collaborateurs soit impliqué dans le choix et la mise en place de l’outil afin qu’ils comprennent l’intérêt pour leur travail au quotidien.

Ainsi, les entreprises peuvent mettre en place un plan de communication afin que le logiciel de suivi des temps soit approuvé par l’ensemble des salariés.
Le plan de communication se déroule en 5 étapes :

• Comprendre le projet de la transformation
• Définir les enjeux de la communication
• Identifier les cibles de la communication
• Définir les moyens de la communication
• Planifier la communication

Logiciel de gestion des temps : une organisation efficace

Un logiciel de gestion de temps permet au chef de projet d’indiquer au lancement du projet, l’ensemble des tâches prévues, ainsi que les temps associés à ces tâches.

Les collaborateurs indiqueront les temps passés au fur et à mesure. Ainsi le chef de projet peut à tout moment vérifier le respect ou non des temps estimés. Un code couleur, permet d’identifier si la tâche saisie est égale, est en-dessous ou est au-dessus du planifié.

Il est possible de transmettre ses informations à votre client. Il connaitra ainsi le détail exact du temps passé sur chacune des tâches réalisées.

Lors de ses points projet, le chef de projet pourra rapidement ajuster la planification du projet et la coordination des tâches. L’organisation des équipes est ainsi améliorée !

Pour conclure, un logiciel de gestion des temps planning permet de nombreux avantages comme :

• Suivi du temps sur chacune de vos tâches
• Gestion du temps quel que soit l’endroit où il se trouve
• Visualisation de l’historique de toutes les tâches accomplies
• Feuilles des temps paramétrables (périodicité, taux horaire, contrôles …)
• Circuits de validation paramétrable (chefs de projet, managers, gestionnaires…)

Everwin a développé son application mobile afin de saisir ses temps depuis son smartphone !

Vous avez une question, une remarque ou vous souhaitez savoir comment améliorer votre suivi des temps ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons !