Une feuille de temps décrit l’activité réelle d’un collaborateur sur une période donnée. Elle permet à ce collaborateur de répartir ses temps passés entre les différentes affaires et les tâches sur lesquelles il a été affecté par les chefs de projet.

Dans un projet, l’analyse et le suivi des temps est généralement une phase clé. Elle permet :

• D’améliorer l’organisation des équipes
• D’évaluer le retour sur investissement et les axes d’optimisation
• De facturer les projets de façon appropriée

Or, ces données « temps » sont souvent incomplètes et donc peu fiables. Par conséquent, il est essentiel d’investir dans un logiciel de gestion des temps .

Dans cet article, nous étudierons plusieurs parties :

• La définition d’un logiciel de gestion des temps
• Sa mise en place
• Une organisation efficace grâce au logiciel de gestion des temps
• Ses différents ROI
  

Gestion des temps : qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des temps ?

Un logiciel de gestion des temps permet à chaque collaborateur de saisir ses temps régulièrement et correctement. Il les affecte également à des tâches et des projets. Pour que ce processus soit fluide et simple, le module de saisie des temps doit être :

• Optimisé et paramétré selon les contraintes et le fonctionnement de l’entreprise,
• Fiable pour diminuer au maximum le risque d’erreurs,
• Simple d’utilisation pour que la saisie soit conviviale pour les collaborateurs

Les caractéristiques possibles :

• Saisir en heures ou en jours
• Saisir à la semaine ou au mois
• Saisir en détaillés ou en cumulés
• Vérification de la saisie des feuilles de temps
• Etapes de validation : processus de contrôle des feuilles de temps
  

Logiciel de suivi des temps : comment le mettre en place ?

La mise en place d’un logiciel de gestion des temps est un projet qui impacte les salariés et peut être complexe et long à installer. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de conduite du changement en mettant en avant la communication, la participation et la formation !  

Avant de choisir l’outil de gestion du temps, il faut lister l’ensemble des tâches qui compose un projet. La pertinence de cette liste de tâches est primordiale pour assurer un suivi des temps efficace et utile.

Nous vous conseillons de réunir les collaborateurs afin qu’ils donnent leur retour sur cette liste, l’améliore et la valide.

Le but de cet échange est également de s’assurer de l’adhésion des collaborateurs dans la démarche de gestion des temps.

Le suivi des temps est un processus collaboratif et peut être ressenti comme un excès de surveillance par les salariés. Il est donc crucial qu’un groupe pilote de collaborateurs soit impliqué dans le choix et la mise en place de l’outil afin qu’ils comprennent l’intérêt pour leur travail au quotidien.

Ainsi, les entreprises peuvent mettre en place un plan de communication afin que le logiciel de suivi des temps soit approuvé par l’ensemble des salariés.
Le plan de communication se déroule en 5 étapes :

• Comprendre le projet de la transformation
• Définir les enjeux de la communication
• Identifier les cibles de la communication
• Définir les moyens de la communication
• Planifier la communication
  

Logiciel de gestion des temps : une organisation efficace

Un logiciel de gestion de temps permet au chef de projet d’indiquer au lancement du projet, l’ensemble des tâches prévues, ainsi que les temps associés à ces tâches.

Les collaborateurs indiqueront les temps passés au fur et à mesure. Ainsi le chef de projet peut à tout moment vérifier le respect ou non des temps estimés. Un code couleur, permet d’identifier si la tâche saisie est égale, est en-dessous ou est au-dessus du planifié.

Il est possible de transmettre ses informations à votre client. Il connaitra ainsi le détail exact du temps passé sur chacune des tâches réalisées.

Lors de ses points projet, le chef de projet pourra rapidement ajuster la planification du projet et la coordination des tâches. L’organisation des équipes est ainsi améliorée !

Les différents ROI

Les sociétés prestataires de services travaillent en mode projet ou en mode affaire. Dans un projet, 
le suivi et l’analyse des temps est généralement une phase clé.

Le suivi et l’analyse des temps permettent :

• D’améliorer l’organisation des équipes (lire l’article à ce sujet),
• D’évaluer le retour sur investissement et les axes d’optimisation,
• De facturer les projets de façon appropriée.
  

L’analyse des temps : un retour sur investissement (ROI) maitrisé

Il est primordial pour une société de services d’identifier l’adéquation entre les temps estimés au lancement du projet et les temps effectivement réalisés.

Le suivi des temps estimés vs. le suivi des temps réalisés permet :

• De valoriser la marge par affaire,
• D’identifier les axes d’amélioration dans la gestion du projet (quelles sont les tâches qui ont pris plus de temps ? Pourquoi ? Comment y remédier ?),
• D’identifier les temps qui devront être augmentés ou diminués pour les prochains projets du même type.

Ce bilan est généralement réalisé par le chef de projet (ou le directeur de projet) qui contrôle et valide les feuilles de temps. Nous vous conseillons d’impliquer les collaborateurs dans cette analyse, afin que les équipes soient plus efficientes dans leur gestion des temps.

Le logiciel de gestion des temps : un processus de facturation efficace

Un logiciel de gestion des temps permet d’être plus efficace. Les temps réalisés par les collaborateurs sont renseignés régulièrement, puis affectés à des missions et des projets. Ainsi, les doubles saisies sont évitées : il n’est plus nécessaire pour un collaborateur de saisir dans Excel ; puis pour le service administratif, de ressaisir dans un autre outil. Les données sont enregistrées une seule fois et le processus de facturation s’en trouve grandement simplifié !

Le service administratif peut simplement exporter les temps réalisés par affaire pour facturer les clients de façon appropriée et transparente. Les risques d’erreurs de facturation ou d’évaporation de journées sont ainsi diminués et les retards de facturation sont plus rares. Par ailleurs, l’historique des tâches réalisées est disponible.

Le suivi des temps : temps de travail spéciaux

Pour certaines sociétés de services, l’utilisation d’un module de gestion des temps spéciaux s’impose. En sus de la gestion des temps classiques, ce module permet la saisie, l’imputation et la facturation des temps effectués par les collaborateurs en plus de leur temps « normal » de travail :

• Heures de nuit,
• Heures week-end,
• Astreintes au temps passé,
• Astreintes forfaitaires,
• Heures supplémentaires,
• Etc.

Le suivi des temps devient ainsi un élément fondateur pour le développement des sociétés prestataires de services et l’amélioration de leur productivité. Le suivi des temps favorise la cohésion des équipes et une meilleure collaboration.

Everwin vous propose de découvrir son logiciel de gestion des temps. Il présente différents atouts. En effet, acquérir un logiciel de gestion Everwin vous permet d’estimer le retour sur investissement (ROI) mais vous permet également de :

• Eviter les doubles saisis
• Faciliter les contrôles et validations
• Analyser le reste à faire en temps réel
• Faciliter la mobilité de vos collaborateurs
• Augmenter la productivité dans les missions
• Avoir une vue globale sur l’emploi du temps de son équipe
• Automatiser les actions répétitives
• Faciliter l’organisation et la coordination de l’équipe
• Centraliser les informations concernant les collaborateurs, les commerciaux, les consultants…
• Augmenter l’implication des salariés dans leur travail quotidien

Pour conclure, un logiciel de gestion des temps planning permet de nombreux avantages comme :

• Suivi du temps sur chacune de vos tâches
• Gestion du temps quel que soit l’endroit où il se trouve
• Visualisation de l’historique de toutes les tâches accomplies
• Feuilles des temps paramétrables (périodicité, taux horaire, contrôles …)
• Circuits de validation paramétrable (chefs de projet, managers, gestionnaires…)

Everwin a développé son application mobile afin de saisir ses temps depuis son smartphone !

Vous avez une question, une remarque ou vous souhaitez savoir comment améliorer votre suivi des temps ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons !