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Gestion d’affaire : comment éviter de saisir plusieurs fois la même information ?

- Publié le 19/05/2022

La fiabilité, le partage et l’accessibilité des informations liées à la gestion d’affaire sont des enjeux stratégiques pour toute société de services. Pour gagner en rentabilité, nous conseillons aux dirigeants des sociétés de services de remettre à plat leurs processus internes.

Cela passe par un audit sur les fonctionnements de chaque service :

  • Administratif,
  • Direction Générale,
  • Production,
  • Commercial,
  • Marketing.

Cet audit permet de formaliser :

  • quelles sont les informations utiles à chaque service ?
  • comment sont-elles enregistrées et stockées ?
  • certaines de ces informations sont-elles communes ou dupliquées dans les différents services ?
  • qui sont les acteurs de ce processus ? Quels sont leurs usages ? Quelles sont leurs attentes ?

Une fois cet audit réalisé, il convient d’établir les recommandations appropriées pour gagner en productivité. Ce gain de productivité passe par :

  • la mise en place d’un logiciel de gestion d’affaire adapté à votre organisation et votre activité
  • l’implication d’un groupe pilote d’utilisateurs dans le choix du logiciel de gestion d’affaire
  • la personnalisation de l’outil de gestion d’affaire à votre entreprise
  • la formation des utilisateurs à la solution installée

Avant la mise en place d’un logiciel de gestion d’affaire :

Nous remarquons que très souvent, les sociétés :

  • saisissent leurs données administratives, financières, commerciales manuellement
  • et ce sur des supports différents suivant les usages ou besoins.

Le pack Office Microsoft, qui comprend Word et Excel, est généralement utilisé dans ce genre de situation. Avec ce mode de fonctionnement, le risque d’erreurs est élevé quand vous gérez l’ensemble du processus de gestion d’affaires (de la prise de contact au devis, en passant par la commande et la facture, pour finir par la mise à disposition du service chez le client).

Les problèmes rencontrés dans la gestion des affaires :

  • La double saisie, voir la triple saisie, des données liées à l’affaire ou à la commande
  • Des erreurs humaines aussi bien de saisie que de transfert d’informations
  • La difficile collecte de données mises à jour concernant les affaires
  • Les déperditions des données liées aux transferts de celles-ci
  • La diffusion partielle d’informations par les différentes personnes concernées par l’affaire
  • L’absence d’accès en temps réel aux informations liées au suivi et à l’avancement de l’affaire

Les bénéfices d’un logiciel de gestion par affaire :

  • La centralisation des informations pour un meilleur suivi du processus de gestion d’affaire
  • Le partage de l’information en temps réel et le moyen de suivre l’ensemble des affaires
  • La fiabilisation des données enregistrées
  • Le gain de temps pour obtenir une information fiable
  • L’historisation des données financières, administratives et commerciales
  • Une meilleure coordination des différents services liés à l’affaire

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