Généralement, lors de la recherche d’un logiciel ERP, un groupe projet interne à votre structure doit être constitué. Notez qu’impliquer les équipes internes est fondamental pour la motivation et l’acceptation du changement. L’entreprise elle-même est le premier acteur de la réussite du projet d’implémentation d’un ERP de gestion de projet.

La rédaction du cahier des charges

La première des étapes est la rédaction du cahier des charges : elle permet de centraliser en un même document tous vos besoins et attentes. Dans les grandes lignes, le cahier des charges reprend le contexte et la définition des problèmes à résoudre, les objectifs, le périmètre, la description fonctionnelle cible, les postes budgétaires à prévoir ainsi que le délai imparti.
Une fois le cahier des charges validé, il est remis à l’éditeur d’ERP de gestion de projet qui l’étudie et valide ou non l’adéquation du logiciel avec les besoins exprimés.

La compréhension du chef de projet

Le chef de projet chez l’éditeur n’a pas forcément correctement intégré tous vos besoins ou toutes les subtilités et spécificités de votre métier et de votre contexte.
Malgré l’analyse fonctionnelle, il arrive donc parfois que des incompréhensions naissent, ce qui créera un écart entre les attentes et la réalisation à venir du projet.

La réalisation et livraison de l’ERP de gestion de projet 

En cas d’incompréhension, si l’ERP de gestion de projet  livré ne correspond pas exactement aux besoins du client, cela génère de l’insatisfaction. Comme l’ERP est un projet clé pour l’entreprise, dont l’investissement n’est pas neutre, le client ne comprend pas que toutes ses demandes de personnalisation de l’ERP passent par des développements spécifiques réalisés spécialement pour sa société. La facture est alors trop « salée » !

Ce que le client voulait en réalité

Au-delà des incompréhensions, il se peut aussi que l’ERP de gestion de projet ait été « idéalisé » et que les attentes soient démesurées. En effet, un logiciel seul ne suffit pas à résoudre tous les problèmes de gestion et à faire évoluer les méthodes et l’organisation interne de la société. La conduite de projet est alors essentielle, tout comme la connaissance de votre métier. Elles permettent au chef de projet de recommander des solutions et de vous accompagner sur les objectifs fonctionnels attendus. Il est souvent préférable de procéder par étape et de s’assurer de bien fédérer tous les acteurs du projet sans forcément vouloir viser trop large dès le départ et risquer de « noyer » tous les intervenants !

Les éléments à prendre en compte pour réussir la mise en place d’un ERP de gestion de projet ?

➜ Gardez en tête qu’un ERP de gestion de projet, ça structure
➜ Privilégier une sélection de fonctionnalités clés dans un premier temps « Must Have »
➜ Procéder étape par étape dans le projet (différer les « Nice To have »)
➜ Impliquer sa direction dans les processus de décision et les arbitrages
➜ Retenir un ERP de gestion de projet avec un accompagnement de qualité mené par des experts de votre métier (chef de projet, formateur, support…)
➜ Tenir compte de la pérennité de l’éditeur
➜ S’assurer de la régularité des évolutions de l’ERP de gestion de projet (nombre annuel de nouvelles versions, investissements R&D réalisés…)
➜ Connaître les démarches de l’éditeur pour prendre en compte les suggestions d’amélioration des clients

Vous avez une question,une remarque ou vous envisagez de vous équiper d’un logiciel gestion de projet ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons !