GED
Qu’est-ce que la GED ?
La GED (Gestion Électronique des Documents) est un système permettant de créer, stocker, organiser, partager, retrouver et archiver l’ensemble des documents numériques d’une entreprise. Elle remplace progressivement les archives papier par une gestion documentaire centralisée, sécurisée et facilement accessible.
La GED est utilisée pour gérer tous types de documents : devis, contrats, factures, plans, comptes rendus, documents RH, dossiers clients ou encore documents qualité.
Intégrée à un ERP, elle facilite la circulation de l’information, améliore la collaboration entre les équipes et garantit une meilleure traçabilité des documents tout au long de leur cycle de vie.
Pourquoi mettre en place une GED ?
Une GED permet d’améliorer l’organisation documentaire de l’entreprise tout en réduisant les tâches administratives.
Elle offre de nombreux avantages :
- centraliser tous les documents dans un espace unique ;
- retrouver rapidement une information grâce à un moteur de recherche ;
- réduire l’utilisation du papier ;
- sécuriser les accès aux documents ;
- automatiser le classement documentaire ;
- faciliter le travail collaboratif ;
- assurer la traçabilité des modifications.
Elle contribue également à la conformité réglementaire et à la protection des données.
Quels documents peut-on gérer avec une GED ?
Une GED permet de gérer l’ensemble des documents produits ou reçus par l’entreprise.
Les plus courants sont :
- les devis ;
- les contrats ;
- les factures ;
- les bons de commande ;
- les bons de livraison ;
- les notes de frais ;
- les plans et documents techniques ;
- les dossiers clients ;
- les documents RH ;
- les documents qualité.
Tous ces documents sont indexés afin de faciliter leur recherche et leur consultation.
Quels sont les avantages d’une GED intégrée à un ERP ?
Lorsqu’elle est intégrée à un ERP, la GED permet d’associer automatiquement chaque document à son processus métier.
Elle permet notamment de :
- lier un devis à une affaire ;
- rattacher une facture à un client ;
- archiver les contrats dans les dossiers projets ;
- centraliser les documents fournisseurs ;
- automatiser les circuits de validation ;
- sécuriser les versions des documents ;
- améliorer la collaboration entre les services.
Cette intégration réduit les ressaisies et accélère les traitements administratifs.
Comment un ERP facilite-t-il la gestion documentaire ?
Un ERP intégrant une GED automatise le cycle de vie des documents.
Il permet de :
- numériser les documents ;
- classer automatiquement les fichiers ;
- gérer les droits d’accès ;
- suivre l’historique des modifications ;
- automatiser les workflows de validation ;
- archiver les documents selon les règles définies ;
- retrouver instantanément les informations recherchées.
Les utilisateurs gagnent un temps précieux tout en améliorant la qualité des processus.
Exemple concret
Une entreprise du BTP utilise un ERP avec une GED intégrée.
Lorsqu’un conducteur de travaux reçoit un bon de livraison signé, celui-ci est numérisé et automatiquement rattaché au chantier concerné. Les équipes administratives, le chef de projet et le service comptable peuvent consulter immédiatement le document, préparer la facturation et retrouver l’ensemble des pièces du dossier sans échange d’e-mails ni recherche dans des classeurs papier.
FAQ
Qu’est-ce que la GED ?
La GED (Gestion Électronique des Documents) permet de centraliser, organiser, partager et archiver les documents numériques d’une entreprise.
Quels sont les avantages d’une GED ?
Elle améliore l’organisation documentaire, facilite la recherche d’informations, sécurise les accès et automatise les processus de gestion des documents.
Quels types de documents peut-on stocker dans une GED ?
Les devis, contrats, factures, bons de commande, plans, notes de frais, documents RH, dossiers clients et bien d’autres documents professionnels.
Quelle est la différence entre une GED et un simple stockage de fichiers ?
Une GED ne se limite pas au stockage. Elle permet d’indexer les documents, de gérer les versions, les droits d’accès, les workflows de validation et l’archivage, tout en assurant une traçabilité complète.
Pourquoi intégrer une GED à un ERP ?
L’intégration permet d’associer automatiquement les documents aux clients, projets, affaires ou factures, d’automatiser les processus et d’améliorer la productivité des équipes.
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