Une gestion des frais et des temps sur papier ou dans des tableurs génère des ressaisies, des pertes de justificatifs et des retards de validation. La dématérialisation permet de saisir l’information une seule fois, au plus près de l’événement, puis de la faire circuler automatiquement jusqu’à la validation et la comptabilité. Les données arrivent plus vite et sont plus complètes. Les contrôles sont aussi plus simples pour les gestionnaires comme pour les managers.

Une application mobile permet au collaborateur de déclarer un frais au moment où il l’engage, en photographiant le justificatif. Il peut aussi saisir ses temps passés en fin de journée, y compris en déplacement ou chez un client. Cette saisie immédiate limite les oublis et les reconstitutions approximatives en fin de mois. Pour l’entreprise, les informations remontent plus régulièrement, ce qui accélère les remboursements et la clôture des périodes.

Un circuit de validation définit qui contrôle quoi et dans quel ordre. Le plus souvent, le manager ou le chef de projet valide d’abord la cohérence des temps et des frais déclarés. Le service administratif vérifie ensuite la conformité des justificatifs et des montants. Les règles peuvent varier selon le montant, le type de dépense ou l’affaire concernée. Un circuit clair évite les validations bloquées et donne à chacun la visibilité sur l’état de sa demande.

Oui, sous conditions. La réglementation française admet la numérisation des justificatifs papier, à condition que la copie soit fidèle à l’original et produite selon un procédé garantissant son intégrité. Une fois ces conditions respectées, l’original papier peut ne plus être conservé. Les modalités précises, comme le format, l’horodatage et la durée de conservation, sont à valider avec votre expert-comptable. L’application choisie doit permettre de les respecter.

Pour connaître le coût réel d’une affaire, chaque temps saisi et chaque frais engagé doivent être imputés à l’affaire concernée, voire à une phase ou une tâche. Cette imputation se fait idéalement dès la saisie, avec une liste d’affaires actives proposée au collaborateur. Elle permet aussi d’identifier les frais refacturables au client. Sans ce rattachement à la source, la répartition doit être reconstituée a posteriori, avec un risque d’erreur élevé.

La saisie est souvent perçue comme une contrainte administrative. Trois leviers favorisent son adoption :

– un outil simple et accessible sur mobile ;
– une saisie rapide, avec des éléments préremplis et des affaires proposées ;
– un bénéfice visible pour le collaborateur, comme un remboursement plus rapide des frais.

Il est également utile d’expliquer à quoi servent les données collectées et de fixer une fréquence de saisie claire, par exemple quotidienne ou hebdomadaire, plutôt qu’en fin de mois.