Strada Conseil – Cabinet de conseil en systèmes et logiciels informatiques

Société

Strada Conseil est une société de conseil et service informatique spécialisée dans le secteur de l’assurance et de la réassurance. Créée en 2002, l’entreprise intervient auprès des grands comptes, principalement au sein des directions métiers et directions informatiques sur 3 domaines : le conseil opérationnel et la formation, les projets métier et enfin l’intégration de progiciels de gestion métier.
Aujourd’hui, Strada Conseil compte 35 collaborateurs et a ouvert début 2018 une filiale au Royaume-Uni. Les missions sont réalisées en régie ou au forfait avec des équipes pluridisciplinaires.

Contexte

« Je suis arrivée en 2014 chez Strada Conseil et, à cette époque-là, c’était le gérant qui s’occupait de la gestion administrative de l’entreprise. Toutes les demandes de congés et les notes de frais étaient faites dans des fichiers Excel et échangées par email. Les factures étaient traitées manuellement en intégrant les relevés d’activité fournis par les collaborateurs.
Avec la croissance de l’entreprise, nous avons connu des difficultés pour tracer et centraliser nos informations. Il y avait également des redondances de saisies et de données qui impactaient les dirigeants puisqu’ils n’avaient pas le même niveau d’information en l’absence d’espace commun partagé et de référence. » explique Marie Lebois, Secrétaire Générale de Strada Conseil.
« Nos pratiques n’étant plus adaptées à la taille de l’entreprise, il était nécessaire d’évoluer pour accompagner la croissance et renforcer l’image de l’entreprise auprès des collaborateurs. La direction m’a donc confié en 2016 le projet de rationaliser nos flux, revoir nos processus internes, nous outiller et structurer nos données. » indique-t-elle.

Choix de l’outil ERP Everwin SX One

« Nous souhaitions un outil ERP qui nous permette le suivi des indicateurs, des tableaux de bord, une centralisation de l’information et une vision en temps réel. Notre principal enjeu était d’automatiser les process car nous n’avions pas de workflow de validation, tout était fait de manière artisanale. » affirme Marie Lebois.
« J’ai donc effectué des recherches sur internet pour trouver des logiciels de gestion. J’ai fait plusieurs tests et contacté un certain nombre d’éditeurs dans le cadre d’une démarche très similaire aux appels d’offre que nous produisons pour nos clients. Afin d’avoir une vision globale des différents prestataires, j’ai mis en place un tableau comparatif permettant une analyse par critère, notamment : la couverture des fonctionnalités, le prix, la fiabilité de la société, la facilité de prise en main par l’administratif et par les consultants. » explique-t-elle.
« J’ai également interrogé nos partenaires sur les logiciels de gestion qu’ils utilisent et l’un d’eux, qui emploie le logiciel Everwin SX, nous a fait part de sa satisfaction. Cela nous a donc confortés dans notre choix de la solution SX One. » ajoute la Secrétaire Générale.

Déploiement de l’ERP

Déploiement de l’ERP
« J’ai d’abord été formée en tant qu’administrateur par le consultant Everwin qui m’a expliqué le fonctionnement du logiciel de manière très didactique et m’a accompagnée dans sa mise en œuvre. Les dirigeants ont également eu une formation sur certains points. » indique Marie Lebois.

« Le consultant Everwin nous a également guidés pour le paramétrage du logiciel Everwin SX One, ce qui a été très bénéfique, notamment pour prendre en compte dès le départ la filiale que nous allions ouvrir en Angleterre. Nous avons réfléchi ensemble à la manière dont nous allions structurer le logiciel. Le consultant a très bien appréhendé notre fonctionnement, nos spécificités et enjeux et nous a aidé dans les phases d’arbitrage sur les choix de paramétrage. Aujourd’hui encore, lorsque j’ai des questions, il est très réactif. » ajoute-t-elle.

« Les salariés, quant à eux, ont pris de manière positive la mise en place de l’outil ERP Everwin SX One. Issus du monde de l’informatique, ils n’ont pas eu de difficulté à le prendre en main et nous ont fait part de leur satisfaction à utiliser le logiciel à la place de fichiers Excel. La bascule a été opérée au 1er janvier, nous avions bien préparé le démarrage de sorte à ne connaître aucun dysfonctionnement majeur. Nos premières factures ont été émises en temps et en heure. » complète-t-elle.

Utilisation et bénéfices de SX One

Marie Lebois utilise le logiciel SX One pour la facturation, les tableaux de bord, la gestion des temps. Cet outil fiabilise la facturation, permet de tout tracer, de ne rien oublier et de voir les points de blocage (si un collaborateur a omis de saisir une information par exemple). Le fait de pouvoir générer des tableaux de bord automatiquement lui permet de dégager du temps pour effectuer ses autres travaux de secrétariat général, le juridique ou le contrôle de gestion par exemple.

Les salariés, quant à eux, emploient la solution essentiellement pour les congés et les relevés d’activité. Cet outil leur donne une meilleure visibilité et ils apprécient également utiliser le logiciel sur leurs smartphones grâce aux différentes applications dédiées.

Enfin, les dirigeants utilisent le logiciel pour analyser l’ensemble de l’information et apprécient de pouvoir y accéder à distance. Par exemple, ils peuvent vérifier la rentabilité d’une affaire rapidement, sans devoir faire de nombreux calculs. Le fait d’avoir les indicateurs en ligne leur a « changé la vie » selon Marie Lebois.

Futurs besoins ou fonctionnalités

« Suite à l’acquisition de l’outil ERP SX One, j’ai fait le choix de procéder par étape. En premier lieu, il s’agissait d’utiliser les fonctionnalités de base, c’est-à-dire savoir entrer une affaire, gérer les notes de frais et facturer. Dans un deuxième temps, nous avons déployé la partie CRM, qui est maintenant opérationnelle. Enfin, depuis le mois dernier, nous avons ouvert la base candidats. De cette manière, nous augmentons le périmètre au fur et à mesure » explique-t-elle.

« Je pense qu’il ne faut pas voir trop grand tout de suite, notamment si, comme nous, il y a des éléments de complexité et si la mise en œuvre de l’outil s’accompagne d’une revue complète de vos processus internes. Par ailleurs, nos collaborateurs étant très pris, le choix de déployer par étape s’est avéré judicieux. Il nous a permis de conduire le changement avec des étapes de présentation de l’outil (notamment pour les applications mobiles) et de communication interne qui ont été bien acceptées. Je conseille de bien maîtriser la base et d’étendre au fur et à mesure. » conclut-elle.

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