ELSY – spécialiste de l’électricité industrielle, de l’automatisme et des machines spéciales
Arnaud DUGELET, Directeur opérationnel d’ELSY, partage son retour d’expérience sur l’utilisation d’Everwin GX pour le suivi de ses affaires, le planning et la gestion des achats.
ELSY, une PME industrielle spécialisée dans l’électricité et l’automatisme
Située à Challes-les-Eaux, près de Chambéry, ELSY est constituée de deux sociétés, ELSY et Alp’Conception. Créée en 1995, l’entreprise compte aujourd’hui 54 collaborateurs et réalise près de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires consolidé.
ELSY intervient principalement dans les domaines de l’électricité industrielle, de l’automatisme industriel et des machines spéciales. Son organisation s’appuie notamment sur trois bureaux d’études (électrique, automatisme et mécanique), deux ateliers et une équipe chantier.
L’entreprise intervient dans différents secteurs, notamment l’énergie, l’automobile et l’environnement, mais aussi dans des domaines plus spécifiques. ELSY évolue notamment dans le domaine du pilotage scénique pour les salles de spectacle, avec la gestion des mouvements de décors, rideaux et autres équipements motorisés.
Une solution de suivi des affaires devenue trop limitée avec la croissance
Avant Everwin GX, ELSY fonctionnait avec une solution développée spécifiquement, sur des bases Access, pour le suivi des affaires. Cette solution avait été conçue pour répondre aux besoins de l’entreprise et s’était révélée pertinente et efficace pendant plusieurs années.
Avec le temps, sa maintenance est cependant devenue plus complexe et les technologies sur lesquelles elle reposait étaient devenues obsolètes. Dans le même temps, la croissance de l’entreprise rendait nécessaire le passage à une solution plus robuste.
ELSY a donc lancé un appel d’offres afin d’étudier différentes solutions du marché et de trouver un outil capable de répondre à ses besoins de gestion.
Everwin GX : une gestion des affaires et de la rentabilité au cœur du choix
Parmi les critères de choix, la gestion des affaires par numéro d’affaire occupait une place particulièrement importante.
ELSY recherchait également une solution permettant d’obtenir une lecture directe de la rentabilité de ses affaires, afin de disposer d’indicateurs fiables pour piloter son activité.
« La notion de gestion d’affaires, par numéro, était très importante pour nous. »
Le niveau de réponse apporté par Everwin en amont du projet a également participé au choix. La solution a ensuite fait l’objet de plusieurs adaptations lors de sa mise en place afin de répondre aux besoins de l’entreprise.
Un planning central dans l’organisation d’ELSY
Parmi les fonctionnalités utilisées au quotidien, le planning occupe une place centrale chez ELSY.
L’entreprise s’appuie sur le planning d’Everwin GX pour organiser son activité et réalise notamment un point planning chaque semaine. Sa représentation graphique permet de visualiser les affectations et de mesurer rapidement les conséquences d’un changement.
Cette fonctionnalité faisait déjà partie des points forts de la solution utilisée auparavant et constituait un critère important lors du choix d’Everwin GX. ELSY a ainsi retrouvé une organisation graphique et modulable du planning, aujourd’hui intégrée au fonctionnement de l’entreprise.
« Toutes les semaines, un point planning est fait avec tous les responsables de la société. L’organisation générale de l’entreprise dépend de ce planning. »
Des achats simplifiés grâce à l’intégration avec Tariféo
ELSY utilise également Everwin GX pour la gestion des ordres d’achat et des commandes fournisseurs, avec un lien avec Tariféo.
Cette intégration permet notamment d’importer les articles et d’éviter leur création manuelle. Les prix sont également disponibles dans le système, ce qui permet de gagner du temps dans la préparation et le suivi des achats.
« Ça nous fait gagner énormément de temps parce qu’on n’a pas à recréer tous nos articles manuellement, on les importe, et les prix sont toujours à jour. »
La fonction achat permet également à ELSY de retrouver rapidement ses ordres d’achat, les volumes réalisés par fournisseur et différents indicateurs utiles au suivi de son activité.
Une donnée centralisée pour fiabiliser le pilotage des affaires
Pour Arnaud DUGELET, l’un des principaux bénéfices d’Everwin GX réside dans la centralisation des données, associée à une gestion des accès et des rôles adaptée aux différentes fonctions de l’entreprise.
Les équipes disposent ainsi d’accès correspondant à leurs responsabilités, tandis que la direction peut s’appuyer sur les données issues du système pour suivre l’activité et la rentabilité des affaires.
ELSY a par ailleurs travaillé progressivement sur le paramétrage de ses indicateurs de rentabilité. Après plusieurs années d’ajustements, l’entreprise dispose aujourd’hui de données sur lesquelles elle peut s’appuyer pour son pilotage.
« J’ai une lecture directe et fine des chiffres, fiable. Je peux aujourd’hui m’appuyer dessus. »
Un équilibre entre fonctionnalités et simplicité d’utilisation
Au-delà de son périmètre fonctionnel, ELSY apprécie également la simplicité d’utilisation d’Everwin GX, en cohérence avec les besoins d’une PME industrielle.
L’objectif n’est pas de disposer d’un outil surdimensionné, mais de trouver un équilibre entre les fonctionnalités nécessaires au pilotage de l’activité et une utilisation suffisamment simple au quotidien.
« On trouve le bon équilibre entre les fonctionnalités qu’on cherchait, dont on a besoin, et la simplicité d’utilisation. »
La mise en place initiale a toutefois demandé plusieurs ajustements. Avec le recul, Arnaud DUGELET estime que les difficultés rencontrées étaient liées à plusieurs facteurs, notamment au cahier des charges initial et à la manière dont le projet avait été conduit.
Il souligne néanmoins la qualité des échanges avec Everwin et apprécie particulièrement l’accompagnement technique dont ELSY bénéficie aujourd’hui.
« Les interlocuteurs Everwin avec qui j’ai pu travailler sont compétents et volontaires et ça, je ne sais pas si je le trouverai partout. »
Une évolution du système d’information autour de deux sociétés
Le déploiement d’Everwin GX se poursuit aujourd’hui avec Alp’Conception, l’autre société du groupe.
Après une première installation réalisée chez Alp’Conception au début de l’année, ELSY finalise actuellement ce déploiement. L’objectif est ensuite de consolider les données des deux structures autour de l’outil.
Cette seconde mise en place bénéficie de l’expérience acquise lors du premier déploiement chez ELSY, ce qui permet aujourd’hui d’aborder le projet avec davantage de recul et de pertinence.
BI, facturation électronique et interfaçage : les prochaines étapes
À moyen terme, ELSY souhaite poursuivre l’évolution de son système d’information avec notamment la mise en place d’une BI plus puissante et la poursuite du projet autour de Qlik.
L’entreprise travaille également sur la facturation électronique et a fait évoluer sa version d’Everwin GX afin d’intégrer les évolutions nécessaires sur la partie plateforme agréée.
Un autre projet concerne l’interfaçage entre Everwin GX et PennyLane, seconde solution utilisée par ELSY pour sa facturation électronique. L’objectif est notamment de faire communiquer les deux systèmes et de limiter les opérations de copie et de double saisie.
Ces évolutions s’inscrivent dans une démarche progressive : faire évoluer le système d’information d’ELSY en fonction de ses besoins, tout en conservant un outil adapté à son organisation et à sa taille.
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