CEPIA – spécialisé dans le câblage électrique et l’automatisme pour machines industrielles

« C’est notre outil de travail au quotidien. On ouvre une affaire et tout son cycle de vie se déroule dans Everwin GX, de la commande à la facturation. C’est lisible, facile à suivre… on ne pourrait plus s’en passer. »

Corinne Derennes, Gestionnaire Administrative, Comptable et Paye CEPIA

Présentation de CEPIA

Corinne Derennes occupe le poste de Gestionnaire Administrative, Comptable et Paye au sein de la société CEPIA, basée à Flers, dans l’Orne (Normandie). CEPIA est une PME d’une quinzaine de collaborateurs, organisée autour d’un bureau d’études et d’un atelier. Spécialisée dans le câblage électrique et l’automatisme pour machines industrielles, elle s’adresse exclusivement à une clientèle d’industriels. CEPIA fait partie du groupe Link’alia, qui regroupe trois structures : CEPIA, T2M et TECHMA. CEPIA et T2M utilisent toutes deux Everwin GX pour piloter leur activité.

Contexte & besoins : Mettre fin à la gestion manuelle pour accompagner la croissance

Avant 2007, la gestion de CEPIA reposait entièrement sur des outils manuels et des fichiers Excel. Il n’existait aucun ERP : le suivi des affaires était sur Excel, les heures des techniciens étaient saisies sur des petites fiches papier individuelles, et les commandes fournisseurs étaient encore envoyées par fax.

Face au développement de l’activité, cette organisation fragmentée a rapidement montré ses limites. Le besoin s’est alors imposé clairement : se doter d’un outil centralisé capable de structurer le suivi des affaires de A à Z, de maîtriser les coûts et de fiabiliser l’ensemble du processus de facturation.

Choix & mise en place de la solution : La logique métier et la lisibilité d’Everwin GX

C’est en 2007 que le dirigeant a fait le choix d’Everwin GX. Ce qui a immédiatement séduit les équipes, et qui reste aujourd’hui l’un des atouts majeurs de la solution, c’est sa logique de fonctionnement, intuitive et directement alignée sur les réalités métier.

Le principe est simple et efficace : chaque projet donne lieu à l’ouverture d’une « affaire » dans l’ERP. Tout son cycle de vie se déroule ensuite au sein de l’outil, via des onglets dédiés : commande client, saisie des heures, commandes fournisseurs, facturation… Tout est regroupé au même endroit. Cette approche rend le suivi particulièrement lisible et facile à prendre en main pour l’ensemble des équipes.

Par ailleurs, une synchronisation a été mise en place entre l’outil de devis utilisé par le bureau d’études et Everwin GX, permettant d’intégrer les devis directement dans l’ERP sans ressaisie manuelle.

Résultats & bénéfices : Un gain de temps et une vision à 360° sur l’activité

Depuis son adoption, Everwin GX est devenu le pilier central de l’organisation de CEPIA. Les bénéfices au quotidien sont concrets et multiples :

• Centralisation de toutes les données : Toutes les informations liées aux affaires sont regroupées dans un outil unique. Fini les fichiers dispersés et les cahiers papier : chaque collaborateur dispose d’une vision claire et fiable de l’avancement de chaque projet.
• Gain de temps significatif : La saisie des heures directement dans l’ERP par chaque salarié, la gestion des commandes fournisseurs et le suivi des règlements clients sont aujourd’hui bien plus rapides et fiables qu’avec l’ancienne organisation.
• Intégration comptable fluide : Une API est en place entre Everwin GX et le logiciel de comptabilité Sage, assurant un transfert automatique des données et évitant toute ressaisie. Un gain de temps précieux qui fiabilise également les processus comptables.
• Un périmètre fonctionnel large : CEPIA utilise aujourd’hui un large éventail de modules : enregistrement des commandes clients, saisie des temps, commandes fournisseurs, facturation, suivi des règlements clients, et depuis l’année dernière, l’enregistrement des factures d’achat via le module Zeendoc.

« On ne pourrait plus se passer d’Everwin maintenant. C’est vraiment notre outil de travail au quotidien. »

Projection : Un partenariat durable, tourné vers l’optimisation continue

La relation entre CEPIA et Everwin s’inscrit dans la durée. Des points annuels sont organisés avec la consultante dédiée afin d’optimiser l’utilisation de l’outil et d’identifier de nouveaux axes d’amélioration. Cette démarche d’amélioration continue se traduit déjà par plusieurs projets concrets :

L’envoi direct des commandes fournisseurs par email depuis Everwin GX, pour supprimer l’étape manuelle d’impression en PDF, un chantier en cours de déploiement avec le support Everwin.

La préparation à la facturation électronique, une évolution réglementaire majeure pour laquelle l’ERP jouera un rôle central.

L’intégration de la gestion des stocks dans Everwin GX, aujourd’hui encore suivie sur Excel, afin d’obtenir une vision encore plus complète et centralisée de l’activité.

L’optimisation du paramétrage des comptes comptables sur les lignes de commande fournisseurs, pour affiner encore davantage les processus administratifs et comptables.

Autant d’évolutions qui confirment qu’après plus de 15 ans de collaboration, Everwin GX continue de s’adapter aux besoins de CEPIA et de l’accompagner dans son développement.

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