ALBDO – Bureau d’étude

L’entreprise

Créée en 2010, alBdo est une société nantaise spécialisée dans le conseil, l’expertise énergétique et technique des bâtiments neufs et existants. La société concourt à la réalisation d’opérations de tout type dans les domaines de l’ingénierie climatique, énergétique, électrique et acoustique. En constante évolution, alBdo demeure une société à taille humaine, proche de ses clients, attachée à la qualité de service, à la création de valeur, au développement durable, à l’amélioration permanente de ses compétences et de ses méthodes.

Le contexte

« Depuis la création de la société, nous utilisions des fichiers Excel pour le suivi des affaires et la saisie des temps passés des salariés. Nous avions donc besoin de mettre à jour ces fichiers régulièrement pour produire nos tableaux de bord. Par ailleurs, un logiciel de facturation nous permettait d’éditer nos factures. Ce fonctionnement devenait assez lourd et comportait un risque d’erreurs important » explique Elise Tatard, Responsable administrative et comptable.

Le besoin

« Nous recherchions absolument un logiciel permettant de faire un échelonnement de la facturation. En effet, nos affaires sont des chantiers qui durent environ deux ans. Nous avions donc besoin en premier lieu de pouvoir facturer tout au long de cette période en appliquant des pourcentages différents de facturation en fonction des différentes phases et en deuxième lieu de connaitre notre prévisionnel de chiffre d’affaires pour les mois et années à venir.
Lors de la démonstration d’Everwin GX, nous avons également été séduit par la forte capacité de personnalisation et de paramétrage de l’outil qui s’adapte ainsi au fonctionnement de chaque société » mentionne Elise Tatard.

Recherche & choix

« Les deux dirigeants d’alBdo utilisaient le logiciel de gestion d’affaires Everwin GX dans la précédente société où ils travaillaient. Ils se sont tournés naturellement vers cette solution, après avoir tout même rencontré un concurrent d’Everwin qui ne les a pas convaincus » indique Elise Tatard.

L’utilisation

« Voici les principales fonctionnalités que nous utilisons :

  • Saisie de temps : chaque salarié saisit ses temps et ses frais via un accès web
  • Gestion des affaires : saisie et suivi des commandes, factures
  • Gestion de la base de contacts
  • Gestion des ressources : congés et plan de charge
  • Tableaux de bord : pour chacune de nos affaires, nous analysons des indicateurs notamment la marge positive vs la marge négative » précise Elise Tatard.

Bénéfices

  • Gain de temps : « Auparavant, chaque collaborateur envoyait ses temps passés à une personne qui centralisait et ressaisissait l’information sur un fichier Excel. Dorénavant, chacun saisit ses temps, congés et notes de frais directement dans le logiciel Everwin GX, et ce même à distance (en déplacement, chez eux…). Il n’y a plus de double saisie ce qui limite le risque d’erreur et représente un important gain de temps. Le processus de facturation a également été simplifié : en un clic la facture est générée automatiquement »
  • Gain de visibilité : « Chaque chargé d’affaires a désormais facilement accès à plus d’informations sur ses affaires : suivi d’avancement, marges, étapes de facturation… »
  • Centralisation des données : « Toutes les données sont centralisées et reliées entre elles : si on recherche une facture, on accède également à tous les suivis liés à l’affaire en question » ajoute Elise Tatard.

Evolutivité

« Je souhaite créer davantage de tableaux de bord pour suivre notre croissance. Je participerai donc à la prochaine formation inter-entreprises Everwin Academy sur le module Data Surfer qui permet de personnaliser ses reportings » conlut Elise Tatard.


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