Admentis – spécialisée dans les services IT et l’infrastructure data center pour entreprises

«  Nous avons commencé avec Apsylis qui est devenu Everwin SX, cela fait maintenant 25 ans que l’on travaille ensemble. Ce qui compte pour nous, c’est d’avoir un outil centralisé, agile, qui correspond à la réalité d’une PME. Et ça, nous l’avons trouvé. »

Eric GROSPERRIN, Gérant Admentis

Présentation d’Admentis

Eric Grosperrin est le Gérant fondateur de la société Admentis, basée à Aix-en-Provence, avec des adresses commerciales à Lyon et Paris. Cette présence sur l’axe Paris-Lyon-Marseille reflète le périmètre géographique sur lequel Admentis intervient régulièrement.

Créée en 2001 en tant que spin-off de Quadix Technologies, Admentis est une société de 5 collaborateurs spécialisée dans les services IT d’infrastructure data center. Son cœur de métier repose sur deux grands axes stratégiques : la haute disponibilité des systèmes d’information,la protection des données d’entreprise et la sécurité du SI. Pour y répondre, Admentis propose plusieurs types de prestations : le mode projet IT (évolution d’infrastructure), le conseil et l’assistance à maîtrise d’ouvrage, l’infogérance auprès des DSI, ainsi que des services de type provider IT pour les données externalisées. Elle s’adresse à tous types d’organisations, publiques ou privées, allant de la PME, aux ETI ainsi que certaines grandes entreprises.

Contexte & besoins : Dépasser la simple facturation pour piloter une activité de services IT

Au début des années 2000, la gestion de l’activité reposait uniquement sur Sage, utilisé pour la facturation. Ce fonctionnement, suffisant à ses débuts, ne permettait pas de couvrir la diversité et la complexité des prestations proposées : mode projet, assistance technique récurrente, facturation de services.

Le besoin était clair : disposer d’un véritable logiciel de gestion commerciale, capable de centraliser le suivi des dossiers clients, de piloter les projets et de structurer la facturation. Et si la solution pouvait aussi embarquer un volet CRM en amont et une gestion de projet en aval, c’était l’outil idéal pour une société dont l’activité est entièrement orientée services et relation client.

Le choix d’Everwin SX : Une relation de confiance qui dure depuis 25 ans

C’est dès 2000-2001, à l’époque de Quadix Technologies, qu’Eric Grosperrin a recherché un progiciel capable de structurer l’ensemble de l’activité. Son choix s’est porté sur une solution éditée par un éditeur français : Apsylis, qui deviendra par la suite Everwin.

Lorsqu’Admentis a été créée en 2004 comme entité autonome, le paramétrage existant a été directement réutilisé, permettant un redémarrage rapide et sans friction. Pas besoin de repartir de zéro : la structuration de l’outil était déjà en place et adaptée aux besoins métiers.

Deux éléments ont particulièrement guidé ce choix et le pérennisent aujourd’hui :

La flexibilité et l’agilité de la solution : Pour une PME qui doit rester opérationnelle avant tout, il est essentiel de pouvoir avancer rapidement, sans être freiné par des processus trop rigides. Everwin SX permet d’ouvrir un projet dès qu’une opportunité est identifiée et d’y saisir du temps dès la phase avant-vente, sans avoir à parcourir des étapes préalables contraignantes.

L’ancrage français et européen de la solution : Dans un secteur IT où les outils anglo-saxons de type Salesforce imposent des contraintes importantes, disposer d’une solution française, plus souple et mieux dimensionnée pour une PME, est un vrai avantage.

Les bénéfices : Un outil centralisé au cœur du pilotage de l’activité

Après 25 ans d’utilisation, Everwin SX est devenu le pilier central de la gestion d’Admentis. Plusieurs profils l’utilisent au quotidien : l’assistante ADV pour la gestion administrative, la direction commerciale et les chefs de projet pour le pilotage des dossiers, et les collaborateurs techniques pour la saisie de leurs temps d’intervention.

Les bénéfices sont concrets et multiples :

• Centralisation complète des données : Clients, contacts, fournisseurs, dossiers commerciaux et projets sont regroupés dans un seul outil, offrant une vision unifiée de l’activité.
• Facturation justifiée et traçable : Lors de la facturation des services, les dates d’intervention et les commentaires saisis dans le module de reporting des temps sont directement récupérés, permettant de justifier précisément auprès des clients les prestations réalisées
• Gestion RH simplifiée : Les congés et notes de frais sont également gérés dans Everwin SX, ce qui évite de multiplier les outils.
• Reporting intégré : Le module de reporting permet de sortir des statistiques sur les temps passés par projet ou par client, directement depuis la solution.
• Intégration comptable fluide : Les données sont exportées vers le logiciel comptable du cabinet expert-comptable assurant une continuité des flux sans ressaisie

« C’est un outil global. Comme toutes les grandes solutions, il y a un cœur d’utilisation qu’on maîtrise parfaitement, et des modules complémentaires qu’on peut activer selon les besoins. C’est exactement ce qu’il nous faut. »

Et demain ? Vers une automatisation progressive et la facturation électronique

La relation entre Admentis et Everwin s’inscrit dans une logique d’évolution continue. Plusieurs chantiers sont d’ores et déjà à l’horizon :

La facturation électronique, échéance réglementaire incontournable, pour laquelle Everwin SX jouera un rôle central dans la transition.

L’automatisation de l’envoi des factures clients par email directement depuis l’outil, pour les clients qui n’imposent pas de processus spécifiques (environ les deux tiers du portefeuille). Aujourd’hui encore réalisé manuellement en PDF, ce chantier représente un gain de temps significatif à venir.

L’approfondissement de l’usage CRM, pour mieux structurer la démarche commerciale en amont des projets et renforcer le lien entre prospection et production.

Autant d’évolutions qui confirment qu’après 25 ans de collaboration, Admentis et Everwin SX continuent de construire ensemble, au rythme des besoins et des obligations du marché.

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