Acsantis – Cabinet de conseil

Société

Acsantis, cabinet de conseil spécialisé dans le secteur sanitaire et médico-social accompagne les professionnels de la santé dans la création de structures dans des endroits de déserts médicaux et conseille pour toutes les problématiques liées aux soins. La société, composée de 13 collaborateurs, travaille principalement avec les associations de médecins libéraux, parfois appuyées par des collectivités locales, et les institutions (ARS, Conseil départementaux, etc.).

Contexte et choix du logiciel Everwin SX One

« Lorsque je suis arrivée dans la société, la direction m’a chargée de m’occuper de toute la partie administrative et de réaliser des changements si cela était nécessaire. A cette époque-là, la facturation était faite sur Word et il y avait donc beaucoup de possibilité d’erreur humaine et des pertes de temps. En effet, il fallait se rappeler de quel dossier et de quelle mission on parlait et recalculer sans cesse toutes les données pour vérifier si les chiffres étaient bons. » explique Pauline, Office Manager chez Acsantis.

« Je devais également savoir quelle facture envoyer chaque mois et pour cela, j’utilisais un tableau Excel avec le prévisionnel. La difficulté ici était de savoir si chaque consultant maintenait bien les factures prévues et si celles-ci étaient bien remplies. Cela engendrait de nombreux allers-retours alors que les informations auraient pu être centralisées à un endroit. » ajoute-t-elle.

« Suite à ce constat et à l’accroissement de l’activité de la société, j’ai proposé à mes supérieurs d’investir dans un outil qui centraliserait l’information et nous permettrait d’être plus efficace dans la facturation. Nous avons discuté pendant plusieurs mois afin de savoir quel type d’outil nous correspondrait le mieux. Mon manager a ensuite regardé les ERPs du marché puis a sélectionné Everwin. La démonstration du logiciel était très claire ; l’ingénieur d’affaires a pris le temps d’écouter nos attentes et a très bien répondu à nos questions. Cela confirmait donc le choix d’Everwin et de la solution SX One qui répondait à nos besoins. » affirme-t-elle.

Déploiement du logiciel Everwin SX One

« L’acquisition de l’ERP a été faite fin 2017 mais nous avons vraiment basculé l’activité dessus en 2018. Nous avons eu plusieurs formations qui se sont très bien déroulées. » indique Pauline.

« Le déploiement de la solution s’est bien passé. En interne nous avons simplement fait des procédures pour changer les habitudes des consultants. Aujourd’hui, nous avons 3 fiches simplifiées pour les consultants : une pour les devis, une pour les frais et une pour les échéances des factures. On a appris au fur et à mesure et le fait que la plateforme soit intuitive rend son utilisation agréable. Par ailleurs, lorsque j’avais des problèmes qui nécessitaient plus d’expérience, le consultant Everwin était là pour m’épauler. » ajoute-t-elle.

Utilisation de la solution de gestion

L’utilisation de l’ERP Everwin SX One diffère selon les fonctions des collaborateurs au sein de la société :
– l’office Manager fait la facturation, suit les modalités d’envoi des factures grâce aux commentaires et s’occupe des relances à faire
– les consultants indiquent leurs frais, remplissent leurs feuilles de temps, les demandes de congés, et leur suivi des missions. Grâce au logiciel, Pauline peut leur affecter ou leur enlever du temps sur chacune de leurs missions en fonction de leur calendrier et de la charge de travail
– les managers s’en servent pour l’échéancier de facturation des missions et pour avoir une vision entre le nombre de jours prévus pour leurs clients et le nombre de jours réalisés.

Bénéfices de l’ERP Everwin SX One

De manière générale, la solution Everwin SX One permet à Acsantis de vérifier sa rentabilité au globale et par mission grâce à des analyses poussées.
Pour les collaborateurs d’Acsantis, le grand bénéfice de la solution Everwin SX One est la centralisation des données qui permet un gain de temps. Les collaborateurs ne demandent plus l’information plusieurs fois car grâce à une vue globale, ils ont toutes les informations nécessaires. Pour Pauline, l’ERP lui permet également de connaître le planning de ses collègues ; elle peut donc plus facilement gérer leurs rendez-vous ou organiser des réunions par exemple.
Les collaborateurs d’Acsantis sont satisfaits du logiciel Everwin SX One car celui-ci est facile à prendre en main, répond à leurs attentes et leur apporte de grands bénéfices.

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