Pour mettre en place un logiciel de gestion de projet, rien ne doit être laissé au hasard : état des lieux, définition des besoins, mise à jour de votre infrastructure informatique, phase de test… Découvrez quelles astuces vous accompagnent dans la mise en place de votre logiciel d’entreprise.

Comment mettre en place un système de gestion de projet : 5 conseils 

Faire l’état des lieux

Afin de mettre en place votre système de gestion de projet, vous devez commencer par réaliser un état des lieux, en identifiant les problématiques et les usages auxquels votre futur logiciel de gestion de projet devra s’adapter.
Vous devez vous demander si votre nouveau logiciel de gestion d’entreprise vous permettra de répondre à vos enjeux de demain. Demandez-vous également si certains doublons d’informations, de tâches ou de fonctionnalités logicielles existent, afin d’améliorer votre organisation.

Dédier une équipe au déploiement de votre nouvelle solution de gestion

La mise en place de votre logiciel de gestion de projet doit être suivie par une équipe dédiée, composée de 2 à 3 collaborateurs de l’entreprise. Vous devez veiller à ce que leurs rôles soient clairement définis, car ce sont eux qui piloteront votre projet et qui garantiront sa cohérence.

Définir ses besoins 

Afin de déployer votre ERP, rédigez un cahier des charges sur lequel pourront se reposer les prestataires que vous avez sélectionnés afin de vous proposer la solution la plus adaptée.
Ce cahier des charges peut être rédigé par vous-même, par votre équipe ERP, ou encore, par un cabinet de conseils externe. Il regroupe vos besoins, vos exigences, vos objectifs (SMART).

Posez-vous plusieurs questions : de quels modules avez-vous besoin dans ce logiciel de gestion de projet ? Gestion des stocks ? Gestion de la relation client ? Gestion des achats ? De la chaîne d’approvisionnement ? Logiciel de gestion commerciale ? Gestion financière et comptable ?

Mettre à jour l’infrastructure

Pendant le paramétrage de votre logiciel de gestion de projet, il est possible d’anticiper certaines mises à jour matérielles. Si vous optez pour une solution on-premise, vous aurez besoin d’un serveur afin d’héberger les données de votre ERP et devrez réévaluer votre parc informatique. En effet, installer un logiciel ERP performant sur des ordinateurs vieillissants ne manquera pas de nuire aux bonnes performances de votre outil. Si vous optez pour un ERP en mode SaaS, veillez à équiper  vos collaborateurs de supports mobiles, afin qu’ils accèdent aux données dont ils ont besoin, où qu’ils soient ! 

Déployer la solution et la tester

Mettez votre logiciel à disposition et faites la tester par votre équipe ERP : cette dernière pourra centraliser les feedbacks des utilisateurs, pour régler d’éventuelles erreurs, parler de nouveaux besoins, ou demander des modules personnalisés.

Quel est le prix de la mise en place d’un logiciel de gestion de projet ?

Les offres varient en fonction de vos besoins, des modules nécessaires, et du mode d’hébergement des données. Dès lors, le prix d’un logiciel de gestion de projet peut varier de quelques dizaines d’euros à plusieurs milliers d’euros selon les fonctionnalités avancées et le choix du Saas ou du local. Il existe certains outils gratuits, mais qui n’offrent que des fonctionnalités limitées, qui ne vous  accompagneront pas efficacement dans la poursuite de vos objectifs. 

Comment s’assurer de la prise en main d’un logiciel de gestion de projet ?

Pour vous assurer de la bonne prise en main d’un logiciel de gestion de projet par l’ensemble de vos collaborateurs, vous devez veiller à opter :

• Pour un logiciel ERP simple d’utilisation : l’accès aux différentes informations doit être intuitif, les modules faciles à comprendre ;
• Pour une gestion en mode SAAS : vous pourrez alors accéder aux données où que vous soyez, ce qui facilite véritablement la collaboration ;
• Pour un fournisseur de logiciel qui vous propose une courte formation lors de la prise en main.

Que vous ayez une TPE, une PME ou une grande entreprise, plusieurs astuces vous aident à bien choisir votre intégrateur : 

• Vérifiez ses références dans votre secteur d’activité ;
• Vérifiez la bonne santé financière de votre éditeur de logiciel ;
• Posez-lui des questions afin d’être certain qu’il comprenne bien votre activité et vos besoins.