Dans EVERWIN SX, une affaire est constituée d’un compte d’exploitation du projet (CEP) qui permet dans un 1^er temps de planifier les recettes et les dépenses sur une période donnée puis d’en suivre l’avancement et la rentabilité en fonction des réalisations.
Une affaire correspond à un projet ou un contrat signé par l’entreprise, générant des revenus et entraînant des coûts.

Les dépenses peuvent être réparties en plusieurs catégories, telles que :

• Temps : Charges liées aux heures de travail saisies par les collaborateurs sur le projet.
• Frais : Notes de frais des employés et autres frais annexes.
• Achats : Coûts de sous-traitance, d’acquisition de matériel, de licences, etc.

Lorsqu’un projet est facturé au forfait, les recettes sont déterminées à l’avance, tandis que les dépenses peuvent évoluer en fonction de divers facteurs. Il est donc essentiel d’assurer un suivi rigoureux des coûts pour garantir la rentabilité du projet. Le logiciel Everwin offre la possibilité de centraliser et d’analyser toutes les dépenses liées à une affaire. Nous allons présenter les différents types de dépenses que Everwin SX permet de suivre afin d’optimiser la gestion financière des projets.

Suivi des dépenses de temps

Dès la signature d’un projet, une estimation du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche est établie. Cette planification constitue un budget de référence qui permettra ensuite de mesurer l’avancement et la performance financière du projet.
Grâce à Everwin SX, la gestion du temps prévisionnel et réel est facilitée car :

• La solution Everwin permet au collaborateur de saisir le temps effectivement passé sur chaque tâche.
• Les temps réalisés peuvent être comparés aux prévisions initiales afin d’identifier les éventuels dépassements et d’ajuster la gestion des ressources.
• Ces temps saisis sont valorisés en fonction du prix de revient de la ressource et permettent ainsi de suivre la rentabilité par rapport au prix vendu au client.

Gestion des dépenses de frais

Prise en charge des notes de frais

Everwin SX offre une fonctionnalité permettant aux collaborateurs de déclarer leurs notes de frais et de les imputer aux affaires concernées. De plus, selon les modalités du contrat, les frais peuvent être refacturées aux clients.
Ainsi, cette fonctionnalité garantit un suivi précis et transparent des coûts engagés par les employés dans le cadre de leurs missions.  

Suivi des frais annexes

En plus des notes de frais, le logiciel Everwin SX permet d’enregistrer d’autres types de frais tels que les frais administratifs, les coûts de gestion ou encore les dépenses logistiques.
Ainsi, les budgets alloués aux affaires sont optimisés grâce à un suivi détaillé des frais. En effet, grâce à un outil de gestion comme Everwin, il est facile et rapide de comparer les frais initialement prévus par rapport aux frais réels sur les notes de frais ou sur les autres frais.

Gestion des achats

Suivi des coûts de sous-traitance

Everwin SX facilite la gestion des prestations externalisées en permettant d’enregistrer les contrats de sous-traitance et d’acheter des prestations à un prix de journée.
De plus, le logiciel permet de saisir les commandes effectuées auprès des fournisseurs et de contrôler les écarts avec les factures reçues. Les temps passés par les externes pourraient également être saisis dans SX si besoin.
Là encore, le Compte d’Exploitation du Projet permettra de comparer les dépenses de sous-traitance initialement prévues avec celles réalisées.

Gestion des achats divers

Grâce à Everwin, il est également possible de suivre vos achats matériels, de licences logicielles, de services informatiques ou encore de fournitures nécessaires à l’exécution des projets.
Une vision consolidée de ces achats permet d’optimiser la maîtrise des coûts et de rationaliser les dépenses.

Gestion des unités d’œuvre

Un logiciel de gestion comme Everwin SX permet de récupérer d’un outil externe ou de saisir une quantité consommée et de la multiplier par un prix de vente unitaire afin de facturer le client. Cette quantité consommée sera également multipliée par un prix de revient afin de suivre la rentabilité de l’unité d’œuvre.
Selon votre métier, les unités d’œuvre peuvent être par exemple : un nombre de bulletins de paie ou de contrats de travail à réaliser, des prestations au mètre.
L’ajout des dépenses d’unité d’œuvre aux autres postes de dépenses permet d’obtenir une vision complète des coûts engagés sur une affaire.

Pour conclure, grâce à Everwin SX, il est possible de suivre avec précision les différentes catégories de dépenses associées à une affaire. L’analyse des dépenses par nature permet d’optimiser la gestion financière des projets et d’assurer leur rentabilité.

En structurant le suivi des coûts et en comparant les dépenses réelles aux prévisions initiales, les entreprises peuvent :

• Améliorer la maîtrise des budgets alloués aux projets.
• Identifier rapidement les écarts financiers et mettre en place des actions correctives.
• Garantir une rentabilité optimale en optimisant la gestion des ressources et des coûts.

Un suivi rigoureux des dépenses est un levier essentiel pour assurer la performance financière et la pérennité des activités. Si vous souhaitez en savoir plus et améliorer votre rentabilité, contactez nous ! Nous proposons des démonstrations gratuites.