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Gestion de projet : simplifier la planification

- Publié le 19/05/2022

La planification et la bonne gestion de projet consistent à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer les charges et à déterminer les profils nécessaires à sa réalisation. La planification peut s’avérer une étape complexe si on ne dispose pas d’un outil performant pour la bâtir. L’outil indispensable dans la gestion de projet est le planning.

Les objectifs du planning dans la gestion de projet

Le planning peut répondre à différents objectifs comme :

  • Déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés
  • Suivre et communiquer l’avancement du projet
  • Affecter les ressources aux tâches du projet

Le découpage chronologique par phases du projet

La gestion d’un projet repose sur un découpage chronologique par phases du projet :

Ce découpage précise :

  • QUOI : Quelles tâches doivent être faites
  • COMMENT : Comment les livrables doivent être présentés
  • QUI : Par quelles ressources ou profils ces tâches doivent être faites
  • QUAND : quelles sont les dates pour réaliser ces tâches
  • COMBIEN : Identifier les jalons nécessaires pour mesurer l’avancement

Le planning peut être modélisé sous forme de graphique de Gantt.

Il existe plusieurs niveaux d’utilisation de la planification dans la gestion de projet :

➜ Le premier niveau, majoritairement utilisé, s’intitule la planification périodique. Il s’agit d’affecter des collaborateurs à une ou plusieurs lignes du projet et de les répartir par période (semaine ou mois).
➜ Le second niveau, appelé planning par actions ou agenda, permet de planifier au niveau le plus fin les prestations (½ journée identifiée et collaborateur nommé). Ce niveau est souvent utilisé conjointement au premier : la planification périodique.
➜ La planification par action se décline simultanément sur l’agenda individuel et sur le planning général, partagé par les collaborateurs. Elle peut être également synchronisée avec d’autres agendas comme Outlook ou encore Google Agenda.

L’accès à la planification périodique se fait à partir du Compte d’Exploitation du Projet (CEP) ou à partir de la liste des affaires.

Lors de la création d’une affaire, la planification périodique permet au chef de projet ou au directeur de projet d’affecter un ou plusieurs collaborateurs nommés ou profils à une activité et à une quantité de temps (issue d’une ou plusieurs lignes de temps du projet). Le chef de projet ventile ces affectations sur une ou plusieurs périodes. Lors de la vie de l’affaire, le chef de projet pourra ré-estimer régulièrement la quantité de temps restant à produire et faire d’éventuelles réaffectations.

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Les étapes clés pour une gestion de projet réussie

Pour une gestion de projet réussie, il est important de respecter les 7 étapes clés :

  • Comprendre les objectifs du projet
  • Cerner le périmètre du projet et les livrables à réaliser
  • Définir les tâches
  • Estimer la charge
  • Ordonnancer les tâches du projet
  • En déduire les délais nécessaires
  • Utiliser un outil de planification performant

Un logiciel de planning est nécessaire pour les managers qui souhaitent organiser plus facilement leur business, mieux gérer leur organisation…
En effet, gérer des hommes, des chantiers et des projets relève d’une tâche chronophage mais pourtant essentielle pour le développement et la réussite de l’entreprise.

Les atouts d’un logiciel de planning

Un logiciel de gestion de planning présente de nombreux avantages tels que :

  • Une rationalisation de la planification
  • Une gestion des taux d’occupation des ressources
  • Une simplification du pilotage et de la planification de projet
  • Une vision transverse sur l’ensemble des projets ou chantiers
  • Une expérience d’utilisation conviviale
  • Une grande capacité de personnalisation (ajout de champs de données, paramétrages fonctionnels…)
  • Un meilleur partage des plannings et donc une amélioration de la collaboration entre les équipes.

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