Il y a de nombreux critères qui entrent en ligne de compte dans un projet d’équipement d’un ERP de gestion d’affaires. Avant de se lancer, il est donc important de connaître les clés essentielles pour bien choisir votre ERP.

Opter pour un ERP dédié à son métier et spécialiste de la gestion par affaire

Dans le cadre d’une recherche de logiciel ERP, les sociétés se tournent généralement vers les éditeurs d’ERP généralistes qui disposent d’une forte notoriété. Comme ils ne sont pas dédiés à un métier précis, ces ERP généralistes nécessitent des adaptations pour correspondre complètement au fonctionnement spécifique d’activités très diverses (sociétés de services, industrielles, négoce, etc.).

Pourtant il existe des ERP orientés métier, dédiés à certains secteurs d’activité. L’avantage ? Ces ERP verticaux connaissent parfaitement votre métier et répondent précisément à vos attentes. Or il y a des métiers dont le mode de gestion est si pointu qu’il nécessite un ERP 100% vertical réellement spécialisé. C’est par exemple le cas des sociétés de service qui travaillent en mode projet.

Comme les ERP spécialisés couvrent le cœur de vos besoins (par exemple pour une société de services : le suivi des commandes, des achats, de la production, la facturation et le calcul de rentabilité), ils peuvent être mis en place rapidement et pour un coût limité.

Vérifier les références dans la gestion d’affaires

Quel meilleur moyen de connaître la qualité d’un ERP qu’en interrogeant des utilisateurs de ce logiciel de gestion d’affaires ? Demandez des références clients du même secteur d’activité que le vôtre. Lisez les témoignages clients sur le site web de l’éditeur pour voir s’il équipe également vos confrères ou concurrents.

Prendre en compte l’expérience utilisateur

L’ergonomie d’un logiciel est devenue incontournable. Les ERP de gestion d’affaires n’échappent pas à la règle et se doivent d’être compréhensibles par l’ensemble des utilisateurs, qu’importe leur expérience ou leur profil.

Les éditeurs engagent des refontes profondes de leurs interfaces afin de les rendre plus actuelles et ainsi faciliter l’usage de leurs produits pour les utilisateurs. Tester le logiciel ERP gestion d’affaires avant son acquisition est un bon moyen de vous assurer que l’expérience utilisateur est agréable et la prise en main facile.

Anticiper vos besoins futurs en matière de gestion d’affaires

Aux vues de l’investissement humain et financier à déployer, il ne suffit pas de choisir un ERP adapté à un instant « T ». Il est aussi important de regarder sur le long terme et d’envisager vos potentiels besoins d’évolutions.

Il convient donc de s’interroger sur

• la pérennité de l’éditeur
• le nombre de mises à jour proposées par an
• la capacité de l’outil à proposer des fonctionnalités complémentaires (CRM, suivi des budgets, gestion des RH, planification, suivi du SAV, Business Intelligence…)
• le coût de la maintenance ou des mises-à-jour
• vos besoins futurs et quels modules seront à déployer progressivement

Choix du mode d’acquisition de l’ERP de gestion d’affaires

Un autre sujet à étudier va être le mode d’acquisition et l’hébergement du logiciel ERP. Chacun a ses avantages et ses inconvénients. L’essentiel est de pouvoir choisir le mode qui correspond le mieux à votre organisation, en fonction notamment des compétences informatiques dont vous disposez en interne.

• Soit le mode SaaS : vous payez alors un abonnement tous les mois qui vous donne le droit d’usage du logiciel avec toutes ses fonctionnalités. L’investissement initial est réduit et les coûts étalés dans le temps. Vous choisissez ainsi une solution clé en main dont l’implémentation plus rapide : votre logiciel est hébergé et vos données sont sauvegardées automatiquement, vous avez toujours la dernière version de l’ERP de gestion d’affaires et vous n’avez pas besoin de connaissances informatiques (administration des serveurs, gestion de la sécurité et de la confidentialité des données…) pour gérer votre logiciel.

Everwin propose des logiciels de gestion en mode SaaS ou hébergé grâce à un partenariat étroit avec IBM et Claranet. L’expérience acquise vous permet aujourd’hui d’accéder à une offre d’hébergement mutualisée de haut niveau, compatible avec les budgets des PME, en intégrant :

• Centre à dimension industrielle implanté en France,
• Raccordement au réseau Internet à haut débit,
• Gestion de la sécurité physique et logique sur les matériels, les applications et les données,
• Administration des serveurs et la disponibilité garantie par les experts de Claranet,
• Engagements de service (SLA) au plus haut niveau avec des taux de disponibilité maximum et une très grande satisfaction client.
  
  
• Soit le mode Licence : vous achetez votre logiciel et payez chaque année un contrat de maintenance incluant le support des utilisateurs, les corrections et mises à jour du logiciel. Vous êtes ainsi propriétaire de l’ERP de gestion d’affaires et devez penser à l’hébergement du logiciel et son administration. L’hébergement peut aussi être externalisé chez un prestataire externe qui gèrera le serveur, son taux de disponibilité, les paramètres de sécurité, la base de données, le système d’exploitation…

Accompagnement par des experts de votre secteur

Un aspect à ne pas négliger dans un projet ERP est le service : les prestations de support, de formation et d’accompagnement. Il est important de vous entourer d’experts qui connaissent bien votre métier (les pratiques, le jargon…), le produit (périmètre fonctionnel, paramétrage des règles de gestion et rôles utilisateurs, tableaux de bord attendus…) et la conduite de projet (les acteurs, le planning…). Il faut également que ces professionnels de la conduite du changement soient à l’écoute et vous recommandent des bonnes pratiques issues de leurs expériences de projets similaires au vôtre, dans votre secteur d’activité.

La qualité du support client est également un élément important. Si vous n’arrivez à joindre personne quand vous êtes bloqué, cela complique le bon déroulement de votre activité et perturbe votre business. La réactivité d’un éditeur en dit long sur la qualité des prestations qu’il fournira. Dans votre réflexion, ne négligez donc pas l’importance des services proposés en plus des fonctionnalités du produit.

La dimension humaine du projet ERP

La dimension humaine est absolument essentielle à la réussite de votre projet et elle est trop souvent sous-estimée.
Le contact humain est très important : à la fois avec le commercial, le consultant en charge de la conduite du projet, l’équipe support… Vous vous rendrez vite compte si vos interlocuteurs connaissent ou non vos problématiques métiers. C’est important de pouvoir échanger facilement sur vos besoins, votre organisation et vos demandes un peu plus spécifiques éventuellement. Sans une bonne compréhension de la part de l’éditeur qui vous accompagne, vous aurez moins de chance d’atteindre les objectifs que vous vous étiez fixés.

Il faut aussi une réelle implication du côté de l’entreprise qui s’équipe d’un ERP, notamment un engagement fort de la direction générale qui assurera une vision globale. Il sera nécessaire de nommer un chef de projet interne qui connaît les méthodes de gestion et un groupe pilote pour décider des orientations à prendre en fonction de l’organisation interne. La mise en œuvre d’un ERP de gestion d’affaires est un projet structurant dont les apports positifs sont souvent directement fonction de l’humain : l’entreprise qui réussit est une société d’hommes et de femmes qui s’investissent totalement dans la réussite du projet.

Vous avez une question, une remarque ou vous envisagez de vous équiper d’un logiciel de gestion d’affaires ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons !