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Sinteo – Bureau d’étude et d’ingénierie

La société

Sinteo est une société d’ingénierie et de conseil spécialisée dans la performance énergétique et environnementale des bâtiments. Avec une centaine de clients propriétaires, utilisateurs et maîtres d’ouvrages, 45 collaborateurs et plus de 1200 projets en France, Sinteo est un acteur majeur du Green Building.
Les équipes de Sinteo interviennent en conseil et en expertise technique en phase chantier (neuf et rénovation), en phase d’exploitation, et en accompagnement stratégique lors de transaction de commercialisation, ou de structuration de fond.

Contexte et besoin

« Avant d’acquérir un ERP de gestion de projet, nous travaillions sur Excel pour tout le suivi de projet, nos factures, commandes, etc. Nous n’avions pas de CRM donc l’information était diffuse. Nous avions besoin de :

  • Rendre plus efficace le suivi des projets
  • En finir avec l’utilisation d’Excel, la volumétrie des projets devenait assez conséquente dû à une croissance importante de l’activité
  • Acquérir un CRM pour bénéficier d’un meilleur suivi de l’activité commerciale

Nous avions aussi des contraintes différentes pour la planification des collaborateurs selon la durée des missions : de longue durée (2 à 3 ans) ou de plus courte durée (4 à 5 semaines).
Avec Excel, la planification était devenue trop compliquée pour gérer les cas particuliers sur les différentes missions » déclare Anne Fourmi, Directrice Administrative et Financière.

Choix

« Nous avons transmis notre cahier des charges à plusieurs éditeurs de logiciel de gestion de projet. Nous avons reçu 3 éditeurs différents et avons retenu la solution logicielle Everwin SX car :

  • Aucun paramétrage spécifique n’est nécessaire, le logiciel est adapté à notre métier. Nous avons même certains de nos confrères qui utilisent également cette solution.
  • La prise en main est rapide puisqu’Everwin SX est adapté à notre fonctionnement et à nos spécificités, liées à la Convention Syntec par exemple.
  • Les évolutions futures du produit devraient aller dans notre sens puisque la société Everwin est à l’écoute de ses clients, en particulier ceux dans notre activité d’ingénierie » explique Anne Fourmi.

Utilisation

« Voici les modules que nous utilisons principalement :

  • Commandes, factures
  • Planification
  • Saisie des temps passés
  • Congés, notes de frais et absences
  • CRM
  • Modèle de rapport existant pour le suivi de notre activité

Le logiciel SX étant très personnalisable, nous avons modifié quelques écrans . Evoluant dans le développement durable, nous apprécions d’avoir modifié nos processus liés aux congés et notes de frais puisqu’auparavant nous fonctionnions sous format papier et qu’aujourd’hui tout est automatisé dans l’application » précise Anne Fourmi.

Mise en place de l’outil Everwin SX :

« Pour le bon déploiement de l’outil de gestion de projet Everwin SX, nous avons procédé étape par étape :

  • Première session de formation sur les processus internes : formation financière, sur le suivi des projets, etc. Notre objectif était d’expliquer aux collaborateurs les conséquences d’un projet à l’échelle de la société.
  • Sélection d’un panel de Key Users chargés de diffuser les éléments à l’ensemble des collaborateurs et les faire adhérer au nouvel outil
  • Deuxième session de formation : formation à l’outil Everwin SX
  • Réalisation d’un support de formation, en collaboration avec le consultant Everwin SX, pour accompagner les collaborateurs dans l’utilisation de l’outil.
  • « SAV interne » sur l’outil Everwin SX depuis son installation pour une meilleure montée en compétences de l’ensemble des collaborateurs

La définition des processus internes et la documentation associée nous sont encore aujourd’hui très utiles pour l’intégration de nouveaux collaborateurs afin qu’ils soient plus rapidement opérationnels avec l’outil » affirme Anne Fourmi.

Gains

« Nous ne pensions pas que les collaborateurs s’approprieraient aussi rapidement le logiciel de gestion de projets Everwin SX. Aujourd’hui nos collaborateurs :

  • ont une meilleure visibilité des données relatives à leurs projets
  • sont montés en compétence sur le suivi des projets aussi bien sur les aspects financiers qu’au niveau de la planification
  • ont une meilleure prise en compte des enjeux macros et des impacts liés à leur gestion de projets.

Auparavant nous ne pouvions pas individualiser le chiffre d’affaires réalisé par chacun. Aujourd’hui, nous en sommes capables et les managers communiquent davantage avec leurs équipes sur leurs objectifs et leur TACE. Nous nous efforçons d’être très transparents sur l’utilité de ces données ce qui rend les choses plus faciles à appréhender par tous » indique Anne Fourmi.

Evolution 

« Nous allons déployer l’outil dans de nouvelles agences en province et ainsi gérer des multi-entités » conclut Anne Fourmi.

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