Groupe Huguet – Ingénierie et maintenance industrielle

La société

Présent depuis plus de 80 ans dans l’industrie (automobile, aéronautique, agroalimentaire, armement et défense…), le groupe Huguet, à travers ses filiales HUGUET INGENIERIE et HUGUET MAINTENANCE, maîtrise l’ensemble de votre projet de machines spéciales et de rénovation de machines-outils, de l’étude, jusqu’à la réalisation, la mise en œuvre au sein de vos installations et la maintenance. Basé historiquement en Vendée, le groupe HUGUET dispose de 3 sites géographiques situés à Luçon, Pouzauges et Sauvagnon.

Contexte et choix

« Nous avons eu une première expérience d’une dizaine d’années avec un précédent ERP. Notre niveau d’exigence n’était pas le même à cette période et les fonctionnalités de ce produit étaient devenues trop limitées par rapport à nos besoins. Nous avons alors recherché un nouveau logiciel de gestion d’affaires, cela s’est fait en trois temps :

Le Centre technique des industries mécaniques (Cetim) nous a accompagnés pour réaliser un cahier des charges qui a abouti à une « short list » parmi laquelle une solution de gestion d’affaires a été retenue
Lors du déploiement du logiciel, nous nous sommes rapidement rendus compte que l’éditeur n’était pas en mesure d’atteindre les résultats attendus et nous avons arrêté la mise en place au bout de trois mois.
Nous avons donc relancé notre recherche d’un logiciel de gestion d’affaires en focalisant la recherche sur les fonctionnalités « clés » dédiées à la gestion à l’affaire. Après une démonstration et un jeu d’essai de la solution logicielle Everwin GX, nous avons retenu cette solution en short-list, séduits par son architecture purement « Gestion à l’affaire » et par le niveau de personnalisation possible pour répondre au plus près de nos besoins. Pour conforter notre choix nous avons payé 2 jours d’audits avec Everwin pour confirmer la faisabilité sur les points clés » explique Frédéric Cadalen, directeur administratif et financier.

Avantages de la solution :

Outil à fort potentiel de paramétrage
Outil convivial, facile d’utilisation
Extraction facile des données
Centralisation et automatisation des processus
Interface avec les DAO, la comptabilité et la paie

Particularité : un même outil pour les activités de maintenance et d’ingénierie

Les contraintes métiers des deux entités Ingénierie et Maintenance ne sont pas les mêmes :

Pour la partie ingénierie, ce sont des cycles de vente longs. Dans les affaires significatives, le délai entre la prise de commande et la finalisation de l’affaire est de 6 à 18 mois. « Pour ces affaires, lorsque nous sommes retenus, le montant et le périmètre technique des prestations sont connus, sauf s’il y a des modifications techniques qui justifieraient des plus-values. »
Pour la partie maintenance, les cycles de vente sont de l’ordre de quelques jours à quelques semaines mais rarement au-delà, donc des affaires plus petites. « Nous devons être très réactifs et d’autant plus rigoureux dans le pointage des heures, le suivi des achats et des stocks qui serviront de base à la facturation. »
Les fonctionnalités de l’ERP communes aux différentes activités du groupe fonctionnent à l’identique.

Besoins

➜ Structurer certains processus métiers avec un logiciel fortement paramétrable. « Nous voulions « verrouiller » certaines opérations : par exemple pour l’application de la TVA, nous avons mis en place des contrôles afin de respecter les critères d’exonération (pays de livraison, numéro d’exonération, …). Après avoir validé la conformité de la commande reçue par rapport au devis, et établi les termes prévisionnels de facturation avec les conditions associées, toute la chaine qui suit est automatisée jusqu’au pointage des règlements reçus, issus de la comptabilité. »

➜ Supprimer les redondances d’informations avec les outils périphériques comme des fichiers Excel ou autres. « Nous avons mis en place une interface de récupération des nomenclatures issues de nos logiciels de DAO. Il n’y a plus de ressaisies des références, des libellés et des quantités (gain de temps et forte réduction des risques d’erreurs). »

➜ Optimiser le traitement des achats en s’appuyant sur les nomenclatures importées et en regroupant les différents besoins par fournisseur et / ou par affaire. « Avec Everwin GX, nous traitons les besoins en commandes fournisseurs très simplement. Le suivi des approvisionnements par affaire s’affiche sur un écran très visuel qui nous permet de savoir : quel est le besoin initial, ce qui a été commandé et ce qui reste à commander, ce qui a été livré et ce qui reste à livrer ? Ce tableau est alimenté par un calcul des besoins multi-affaires. »

➜ Travailler sur la décomposition des prix et avoir un suivi budgétaire cohérent avec le chiffrage effectué en amont. Les dépenses réalisées de l’affaire (heures, achats et frais) devaient être rattachées à des postes du devis. « En collaboration avec le consultant d’Everwin, nous avons mis en place par affaire, un écran avec en ligne les principaux postes (achats, frais, heures, Ventes et marge commerciale) et en colonne ce qui a été vendu (issu des devis clients rattachés à l’affaire), les montants engagés et les montants facturés. Ce tableau permet un suivi simple et fiable des prix de revient et des marges. »

➜ Récupérer automatiquement, à la signature d’un devis par le client, toutes les heures budgétées pour les importer dans un outil de planification. Ainsi, à chaque nouvelle affaire, un budget est affecté et toutes les heures planifiées sont exportées dans l’outil de planification, avec leur numéro d’affaire et la ventilation des heures budgétées par service. « Cela nous permet de voir chaque semaine toutes les nouvelles affaires enregistrées, de les planifier plus finement avec les chargés d’affaires et de gérer la charge prévisionnelle par rapport à notre capacité. »

➜ Améliorer la saisie des feuilles de relevés de temps et exporter ces données dans notre logiciel de paie pour éviter toutes les ressaisies des éléments variables (primes, repas, pensions, suivi des compteurs de congés et d’heures supplémentaires). « Notre objectif était de simplifier et de fluidifier la saisie des heures, des temps de déplacements, des primes et des indemnités pour les collaborateurs » précise Frédéric Cadalen.

Bénéfices

Gain de temps et de productivité : « Concernant les achats et l’ensemble des services administratifs (clients, fournisseurs, salariés, comptabilité, paie), Everwin GX nous a permis d’atteindre nos objectifs de réorganisation. Aujourd’hui à iso périmètre fonctionnel, nous arrivons à traiter 30% d’activité en plus avec un effectif inférieur de 25% à ce qu’il était avant la réorganisation. Avec ces gains de productivité, nous avons pu repositionner nos collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
Gestion simplifiée de la sous-traitance : « Nous avions des redondances d’informations entre plusieurs fichiers qui géraient des notions d’enchainement de tâches de sous-traitance. Cette gestion est aujourd’hui intégrée dans le logiciel Everwin GX »
Liaison automatisée avec la comptabilité et la paie : « 100% des commandes fournisseurs sont gérées dans GX et envoyées à la comptabilité : aussi bien les commandes clients que les commandes fournisseurs (frais généraux, matériels pour les salons, achats informatiques, etc). Aujourd’hui, nous n’avons plus aucune saisie de facture en comptabilité.
Nous générons également un journal de paie, avec toutes les éléments variables de paie ainsi que les décomptes d’absence qui permettent le suivi des compteurs de congés et d’heures » déclare Frédéric Cadalen.

Evolution

« Nous envisageons d’ici 2 à 3 ans de travailler sur le sujet de la mobilité, notamment pour optimiser le suivi des dépenses, obtenir la signature du client sur le bon d’intervention et gagner ainsi en réactivité et en qualité de service. L’autre sujet important à cet horizon concernera la gestion électronique de documents. Actuellement, nous scannons tous les documents contractuels (contrats cadres, commandes clients, pièces de réception…) et les stockons dans GX sur chaque affaire. Nous aimerions aller plus loin en rattachant également les plans, les factures fournisseurs, …, pour que l’information soit fiable et facile d’accès » conclut Frédéric Cadalen.

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