Pourquoi s’enregistrer dans l’annuaire est indispensable

Avec la réforme de la facturation électronique, chaque entreprise devra publier au moins une adresse de facturation électronique dans l’annuaire national (PPF). Cet annuaire joue un rôle central : il permet aux plateformes de facturation de savoir automatiquement où envoyer vos factures.

Lorsqu’un fournisseur émet une facture électronique à votre attention, sa plateforme va :

1. Rechercher votre entreprise dans l’annuaire
2. Identifier la plateforme qui reçoit vos factures
3. Utiliser l’adresse publiée pour transmettre la facture

Si aucune adresse n’est publiée, la plateforme ne saura tout simplement pas où envoyer la facture.

Que se passe-t-il si vous ne déclarez pas vos adresses ?

C’est une question qui revient souvent. La réponse est claire :

Sans adresse déclarée dans l’annuaire :

• ❌ Vos fournisseurs ne pourront pas acheminer automatiquement leurs factures
• ❌ Certaines plateformes refuseront d’émettre la facture
• ❌ La facture restera en attente ou en erreur dans la plateforme du fournisseur
• ❌ Vos factures ne seront pas intégrées dans votre système et ne pourront pas être traitées ni validées

Les conséquences concrètes :

• Des retards dans le traitement de vos factures fournisseurs
• Des retards de paiement potentiels
• Des échanges supplémentaires et chronophages avec vos fournisseurs pour résoudre les blocages

⚠️ La bonne nouvelle : c’est une situation entièrement évitable, grâce à une démarche simple décrite ci-dessous.

Une démarche simple via votre Plateforme Agréée

Vous n’avez pas à vous connecter directement à l’annuaire national.

Les entreprises ne publient pas elles-mêmes leurs adresses dans l’annuaire. C’est la Plateforme Agréée (PA) que vous utilisez qui se chargera de cette déclaration pour votre compte.

Dans le cadre de votre accompagnement Everwin, c’est notre partenaire Ventya, Plateforme Agréée habilitée par l’État, qui réalisera cette démarche officielle en votre nom.

Le processus se déroule en 4 étapes claires :

Étape 1 – Définissez vos adresses de réception

Avant toute démarche, réfléchissez à la structure d’adressage qui convient à votre organisation :

• Combien d’adresses souhaitez-vous publier ?
• À quoi chacune correspond-elle dans votre circuit de traitement interne ?

Par exemple :

• Une adresse unique pour toutes les factures → 123456789 (recommandé pour la majorité des PME)
• Une adresse dédiée à la comptabilité →123456789_COMPTA
• Une adresse pour un deuxième ERP →123456789_ERP2

💡 Si vous n’avez pas encore réfléchi à ce sujet, consultez notre article dédié au choix des adresses de facturation avant de passer à l’étape suivante.

Étape 2 – Remplissez le formulaire transmis par Everwin

Avant la signature du mandat, vous devrez renseigner un formulaire d’informations qui permettra à Ventya de préparer votre dossier d’enregistrement.

Ce formulaire comprend notamment :

Prenez soin de le compléter avec précision : ces informations serviront de base à votre enregistrement officiel dans l’annuaire.

Étape 3 – Signez le mandat électronique

Une fois le formulaire complété et transmis, le représentant légal renseigné recevra directement par voie électronique un mandat à signataire.

Ce document officiel autorise Ventya à agir en votre nom pour :

• ✔ Déclarer vos adresses de facturation dans l’annuaire national
• ✔ Associer ces adresses à votre plateforme
• ✔ Mettre à jour ces informations
• ✔ Assurer le routage des factures élues

La signature s’effectue entièrement en ligne, sans impression ni envoi postal. Simple, rapide et sécurisé.

⚠️ Sans ce mandat signé par le représentant légal, Ventya ne pourra pas publier vos adresses dans l’annuaire. Votre entreprise ne sera pas visible et vos fournisseurs ne pourront pas vous envoyer leurs factures électroniques.

Étape 4 – Publication dans l’annuaire par Ventya

Une fois le mandat signé, Ventya procède à :

1. La déclaration de vos adresses dans l’annuaire national
2. L’association de ces adresses à votre plateforme de réception et/ou d’émission Everwin

À partir de ce moment, toutes les plateformes de vos fournisseurs pourront retrouver automatiquement où envoyer vos factures. Votre entreprise est obligatoirement visible dans l’annuaire.

Étape 5 – Communiquez vos adresses à vos partenaires

Une fois enregistrée, il vous reste une action essentielle : informer proactivement vos fournisseurs et/ou clients de votre ou de vos adresse(s) de facturation.

Même si l’annuaire est consultable par toutes les plateformes, une communication directe permet :

• D’éviter tout risque d’erreur de routage
• D’accélérer l’adoption par vos partenaires
• De garantir une transition fluide dès l’entrée en vigueur de la réforme.

Récapitulatif : ce que vous devez faire

Avant le démarrage de la réforme, assurez-vous que :

• Votre formulaire a bien été complété et transmis
• Le mandat a bien été signé par votre représentant légal
• Votre entreprise est bien enregistrée dans l’annuaire via Ventya
• Au moins une adresse de réception de facture est déclarée
• Vos fournisseurs et/ou clients ont été informés de cette adresse

C’est une démarche simple, mais indispensable pour recevoir et/ou envoyer vos factures électroniques sans interruption dès l’entrée en vigueur de la réforme.