Un ERP : pour qui ?

L’ERP, Entreprise Resource Planning en anglais, est appelé PGI en français pour Progiciel de Gestion Intégré. Ce sont des logiciels dont le but est de coordonner l’ensemble des activités d’une entreprise autour d’un même système d’information.
Les logiciels ERP sont très prisés pour les sociétés de services (bureaux d’études, cabinets de conseil, SSII, agences de communication, architectes, géomètres…) et des secteurs industriels et sont indispensables pour des sociétés de toutes tailles (TPE, PME ou grands comptes).

Pourquoi un ERP pour les sociétés de services ? Quelles sont les motivations pour l’entreprise ?

• Travailler à partir d’une même base de données
• Améliorer les processus internes
• Assurer la traçabilité des données
• Gagner en efficacité et en temps
• Planifier les projets et optimiser le travail d’équipe
• Avoir une vue d’ensemble des différentes tâches et différents intervenants
• Maîtriser les budgets d’un projet
• Aider à la prise de décision
• Etre plus réactif pour faire d’éventuels réajustements en cours d’avancement du projet

Comment mettre en place un ERP pour des PME orientées services ?

Il y a des questions importantes à se poser avant de mettre en place un ERP :

• Pourquoi ai-je besoin d’un ERP pour ma PME ? Quels sont aujourd’hui les problèmes rencontrés, les modes de gestion, type de transactions et modes de tarification ?
• Quels sont les outils déjà présents ? Auront-ils besoin d’être couplés avec l’ERP ?
• Combien d’utilisateurs devront adopter l’outil ? Quel sera leur niveau d’utilisation (simple saisie des temps et frais ou analyse des données, etc.) ?
• De quelles fonctionnalités ai-je réellement besoin ? Quel est mon périmètre ?
• Comment éventuellement adapter ou faire évoluer les processus internes ?
• Comment va évoluer mon métier et mon entreprise pour que ce choix d’un ERP s’inscrive dans la durée ?

Les réponses à ces questions permettront de définir clairement ses besoins et objectifs en fonction de son organisation interne. C’est la première étape à réaliser. Il est nécessaire d’impliquer la Direction à cette étape et dans tout le projet ERP. La création d’un « groupe pilote » pour ce projet ERP est également conseillée.

L’étape suivante consiste à sélectionner un ERP dont les fonctionnalités répondent au mieux aux besoins sachant qu’il existe différents types d’ERP : généraliste, spécialisé sur un métier ou encore open source.
Pour une société de services par exemple, les fonctionnalités spécifiques métiers seront différentes de celles d’une société industrielle ou de négoce. Citons par exemple quelques fonctionnalités clés pour une société de services :

• Gestion d’affaires et de budgets
• Gestion de projets et planification
• Gestion des ressources humaines et des compétences
• Gestion des temps et des frais
• Facturation et règlements
• Analyses et tableaux de bord

Au-delà des fonctionnalités, il convient de choisir le mode d’acquisition et d’installation de l’ERP : mode licence ou mode SaaS ? Hébergement en interne ou externalisé ? L’expertise de l’éditeur de la solution est cruciale pour mettre en place la bonne méthodologie projet et vous accompagner en termes de conduite du changement, de formation des salariés, de support des utilisateurs…

Les 6 erreurs à ne pas commettre :

• Se focaliser uniquement sur le coût d’acquisition de l’ERP
• Sélectionner les grands acteurs les plus connus sans tenir compte de la pertinence des fonctionnalités proposées
• Ne pas impliquer la direction dans le projet
• S’imposer des contraintes de temps irréalistes
• Négliger la pérennité de l’éditeur
• Réduire l’ERP à un choix informatique

Vous avez une question, une remarque ou vous souhaitez acquérir un logiciel ERP pour votre société ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons !