SCP Perronet – Géomètres Experts
La société
SCP PERRONNET est un cabinet de géomètres experts qui exerce en région Centre notamment dans le Loiret et Loir-et-cher. Le cabinet défend les valeurs de la profession libérale dans l’intérêt permanent de ses clients.
Le contexte
« Avant d’acquérir un logiciel de gestion, nous utilisions Excel et Word pour gérer nos affaires : un fonctionnement assez limité qui impliquait des traitements manuels et qui reposait beaucoup sur la mémoire des collaborateurs. Nous disposions également d’un outil d’archivage dédié au métier de géomètre pour archiver chaque dossier » déclare Séverine Perronnet, responsable technique du Cabinet SCP PERRONNET.
Le besoin
« Nous voulions acquérir un ERP de gestion d’affaires pour :
- avoir une base de données unique partagée par l’ensemble des collaborateurs
- centraliser l’information et ne pas perdre de suivi sur les affaires
- rationnaliser la gestion de tous les dossiers
- automatiser un certain nombre de processus pour passer plus de temps sur des tâches à valeur ajoutée » explique Séverine Perronnet.
Le choix
« Notre choix s’est porté sur la solution Everwin GX-GE pour sa souplesse de paramétrage et pour ses capacités de personnalisation. En effet, la personnalisation du logiciel est extrêmement puissante et nous permet de gagner du temps lors de nos saisies.
Par exemple, nous pouvons modifier les convocations de bornage même après les avoir générées automatiquement. Et grâce au resizer, il est possible de redessiner les écrans de l’application Everwin GX-GE en ajoutant des champs (liste déroulante, date…) et en les disposant comme on le souhaite. Sur l’onglet principal de synthèse des dossiers, nous avons ainsi décidé d’ajouter tous les champs nous permettant de les géolocaliser rapidement (communes, adresses physiques, parcelles…) et des champs pour indiquer les notaires et les apporteurs d’affaires. En un seul coup d’œil, grâce à la personnalisation simple d’Everwin, nous connaissons le contexte général du dossier » mentionne Séverine Perronnet.
Utilisation
Utilisation
Le logiciel de gestion d’affaires Everwin GX-GE est dédié aux géomètres. Il nous fait gagner beaucoup de temps dans la gestion de nos dossiers puisqu’il permet de :
- Récupérer des parcelles via l’interface avec le site du Cadastre et intégrer automatiquement les données des propriétaires du SPDC
- Géolocaliser et visualiser les dossiers sur fond cartographique (Géofoncier, Google Maps, cadastre)
- Exporter automatiquement nos affaires vers GéoFoncier
- Editer tous nos courriers réglementaires tels que les convocations, les PV et feuilles de présence
- Faire des recherches multicritères : par commune, section, numéro, intervenant…
Les bénéfices
Everwin GX-GE présente plusieurs avantages :
- Centralisation des données à un même endroit
- Mise à jour et partage d’une base de données commune à tous les collaborateurs
- Fluidité : tout est intégré dans le logiciel (devis, commandes, factures, suivi…)
- Fiabilité : il n’y a plus d’oubli au niveau des services techniques et administratifs
- Gain de temps grâce aux différents automatismes et publipostage de courriers
Exemple d’automatisation d’un processus
« Nous avons établi des processus pour automatiser les différentes tâches à effectuer et avoir un suivi complet de nos dossiers en fonction de la famille d’affaire.
Par exemple, si on crée un dossier qui correspond à un bornage, le processus « bornage » s’enclenche. Ainsi, 15 jours avant la date de bornage, le logiciel déclenche automatiquement des tâches pour les assistantes qui doivent envoyer les courriers de convocation des voisins. Le lendemain de la date de bornage sur le terrain, le logiciel Everwin GX-GE déclenche une tâche de réalisation du plan à destination du technicien en charge du dossier avec une échéance d’une semaine. Ensuite, l’envoi du plan est fait par l’assistante. Pour finir, le processus de relance se met en place pour s’assurer que tout le monde a bien signé le procès-verbal de bornage. Nous avons ainsi automatisé le suivi technique et administratif complet du dossier de manière à ce que rien ne soit oublié. En effet, il arrive que nous ayons des dossiers qui durent près d’un an (par exemple si des voisins refusent de signer) et nécessitent un procès-verbal de carence. La procédure est alors longue d’où un risque d’oubli durant cette période » précise Séverine Perronnet.
Le plus
« Avec le pôle géomètre d’Everwin, nous sentons une réelle prise en compte des problématiques métiers des géomètres experts. L’outil est conçu pour notre fonctionnement spécifique ce qui est un vrai plus pour notre activité » ajoute Séverine Perronnet.
Evolutivité : notre portail web
« Nous avons acquis le portail web Everwin iVision pour mettre à disposition de nos clients :
- le suivi de leurs affaires permettant de savoir, par exemple, si l’intervention sur le terrain a eu lieu, si le plan est prêt, si l’envoi du PV a été fait…
- les livrables de leurs dossiers : le PV signé, le plan en PDF…
- des informations sur les dossiers telles que le nom du bénéficiaire, le notaire, les données géographiques…
Le portail est en ligne et accessible par nos clients depuis fin mars. Nous commençons donc tout juste à leur présenter et à leur expliquer qu’à partir du portail, ils peuvent exprimer directement leurs demandes et suivre leurs dossiers.
Ce portail web a également un usage interne. Tous les collaborateurs accèdent depuis l’extérieur au planning général des équipes et à la base clients pour trouver les coordonnées des clients par exemple » conclut Séverine Perronnet.
> Pour en savoir plus, prenez contact avec nous.