JPS Contrôle – Contrôle technique de construction

Société 

JPS Contrôle est une entreprise de contrôle technique de la construction et de prestations de Coordination de Sécurité et de Protection de la Santé (CSPS). JPS Contrôle intervient dans le cadre de la construction ou de la rénovation de bâtiments.
La société compte 30 collaborateurs avec un chiffre d’affaires de 3.2 millions d’euros en 2022

Contexte et choix 

M. Nougaret, Président de la société JPS Contrôle, nous explique qu’au démarrage la gestion de leurs prestations se faisait sur Word et Excel.

« Nous avions comme objectif de croître rapidement, j’avais comme certitude qu’il nous fallait un outil informatique afin de cadrer l’ensemble des collaborateurs sur le partage des informations. Nous avons mandaté un consultant pour rechercher un ERP avec des fonctions simples dans un 1er temps : la gestion des offres et de la facturation. Un point essentiel pour nous était de bénéficier d’un prévisionnel de facturation comme nous avons des missions longues. Nous avons rencontré Everwin et le choix s’est fait très rapidement. » nous explique M. Nougaret.

M. Nougaret souhaitait également avoir un consultant efficace et qui comprenne bien son métier. Le relationnel avec le commercial et le consultant a donc également été pris en compte afin de mener à bien ce projet.

Déploiement de la solution ERP Everwin GX

« Dans un premier temps, nous avons mis en place la partie « back office » : je fais une offre et je facture. Ce 1er lot a été assez rapide car en un trimestre nous avons pu abandonner nos fichiers Excel. Par la suite, nous avons déployé les modules notes de frais, congés payés… » décrit M. Nougaret.

Dans le métier de JPS Contrôle, les collaborateurs sont amenés à transmettre de nombreux rapports avec beaucoup de ressaisies et de mises à jour qui étaient faites sous Word. JPS CONTROLE est un organisme accrédité par le COFRAC et se doit de répondre à de nombreux points par des procédures bien définies. Afin de répondre à ces exigences, JPS Contrôle décide d’aller plus loin avec le portail web Everwin iVision.

« Nous avons rédigé un cahier des charges bien précis et les équipes JPS et Everwin ont été très réactives ce qui nous a permis de mettre en place rapidement ce second projet. Pour un projet informatique, il est fondamental d’avoir une équipe interne dédiée ! » nous déclare M. Nougaret.

Utilisation au quotidien de la solution ERP Everwin GX et portail web iVision

« Nous avons mis en place Everwin iVision pour que les équipes de JPS Contrôle produisent leurs rapports (contrôle technique, coordination de la sécurité sur chantier…). Ce portail étant connecté avec Everwin GX, toutes les informations transitent entre les deux solutions. Le back office peut vérifier si les rapports ont bien été faits avant d’envoyer la facture et nous pouvons avoir un meilleur suivi de nos missions. Nous avons un outil de production unique qui est la colonne vertébrale de la société ! » nous explique M. Nougaret.

Bénéfices du logiciel ERP Everwin GX couplé au portail iVision

• Un énorme gain de temps sur la rédaction de nos rapports grâce aux deux produits Everwin connexes
• Simplicité de la solution pour les équipes
• Une solution complète pour le suivi de nos missions
• Meilleur suivi de nos missions avec le prévisionnel de facturation
• Dématérialisation de nos factures avec l’envoi par mail
• Moins d’erreurs de saisies
• Une centralisation et partage de toutes nos données

Futurs besoins ou fonctionnalités 

Concernant le portail web, M. Nougaret a déjà quelques pistes de réflexion.

« Nous pourrions envisager de permettre à nos clients destinataires de nos rapports de consulter l’historique de la mission (points non conformes, observations, avis…) et de tracer les échanges avec nos différents interlocuteurs (architectes, maitre d’ouvrage…). L’objectif étant d’apporter un meilleur service à nos clients. »

« Pour notre fonctionnement interne, nous pensons aussi reprendre le manuel qualité sous Everwin iVision qui est actuellement sous One Note. »

JPS souhaite en 2023 aller plus loin dans l’analyse de ses données et mettre en place l’outil de Business Intelligence Qlik disponible dans Everwin GX.