Très souvent, au démarrage de l’activité d’une entreprise, le dirigeant va acquérir la suite Microsoft pour la gestion d’affaires de sa société. En effet, il va généralement se servir d’Excel pour réaliser ses tableaux de bord, suivre ses affaires, faire sa gestion de stocks ou encore sa saisie des temps passés, des notes de frais ou congés. Et Word va être utilisé pour la partie traitement de texte : création de devis, de commandes ou encore de factures, lettres de relance etc.

Une gestion à l’affaire sous Excel : un bon début

Cette solution est très souvent choisie au départ pour plusieurs raisons :

• Un coût accessible
• Excel est un outil familier maitrisé par tous
• ERP est souvent assimilé à « usine à gaz », et ainsi une solution difficile à mettre en place
• Un manque de temps pour se pencher sur le sujet des ERP de gestion d’affaires
• L’idée reçue est que les logiciels ERP seraient destinés uniquement aux grands comptes.
• Excel est un outil familier maitrisé par tous
• ERP est souvent assimilé à « usine à gaz », et ainsi une solution difficile à mettre en place
• Un manque de temps pour se pencher sur le sujet des ERP de gestion d’affaires
• L’idée reçue est que les logiciels ERP seraient destinés uniquement aux grands comptes.

Quels sont les avantages d’un ERP de gestion d’affaires par rapport à Excel ?

Pourquoi choisir d’acquérir un ERP de gestion d’affaires à la suite d’Excel ? Pour :

• Harmoniser son système d’information
• Faciliter la communication interne et externe avec un outil collaboratif
• Partager les données avec une gestion de droits selon les profils utilisateurs
• Uniformiser les pratiques et mieux coordonner les services et les équipes
• Eviter la redondance d’informations : plus de double saisie
• Améliorer la productivité des équipes : éliminer les tâches répétitives et ainsi accorder plus de temps à des tâches avec une réelle valeur ajoutée. Plus une tâche est répétitive, plus elle est automatisable !
• Limiter les erreurs humaines lors d’un transfert du mauvais fichier Excel par exemple
• Etablir des processus de validation
• Respecter des contraintes légales
• Analyser des données mises à jour en temps réel
• Historiser les données et suivre le processus d’avancement par une véritable gestion à l’affaire : voir là où nous en sommes, par où nous sommes passés, ce qui reste à faire ou à dépenser du budget prévisionnel par exemple. 
• Eviter la déperdition de données en cas de plantage informatique
• Bénéficier de fonctionnalités plus poussées avec par exemple un outil multilingue ou multidevise

On comprend vite qu’il n’est pas nécessaire d’être une grande entreprise ou une multinationale pour étudier la mise en place d’un logiciel ERP. Les PME ou PMI se lancent de plus en plus dans ce type de projet et bénéficient elles aussi de l’ensemble de ces avantages.
Pour autant l’ERP sera bien souvent interfacé avec Excel pour importer ou exporter des données, des rapports…

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