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Les 9 bonnes pratiques pour passer d’Excel à un ERP de gestion d’affaires

- Publié le 19/05/2022

Très souvent, au démarrage de l’activité d’une entreprise, le dirigeant va acquérir la suite Microsoft pour la gestion d’affaires de sa société. En effet, il va généralement se servir d’Excel pour réaliser ses tableaux de bord, suivre ses affaires, faire sa gestion de stocks ou encore sa saisie des temps passés, des notes de frais ou congés. Et Word va être utilisé pour la partie traitement de texte : création de devis, de commandes ou encore de factures, lettres de relance etc.

Une gestion à l’affaire sous Excel : un bon début

Cette solution est très souvent choisie au départ pour plusieurs raisons :

  • Un coût accessible
  • Excel est un outil familier maitrisé par tous
  • ERP est souvent assimilé à « usine à gaz », et ainsi une solution difficile à mettre en place
  • Un manque de temps pour se pencher sur le sujet des ERP de gestion d’affaires
  • L’idée reçue est que les logiciels ERP seraient destinés uniquement aux grands comptes.
  • Excel est un outil familier maitrisé par tous
  • ERP est souvent assimilé à « usine à gaz », et ainsi une solution difficile à mettre en place
  • Un manque de temps pour se pencher sur le sujet des ERP de gestion d’affaires
  • L’idée reçue est que les logiciels ERP seraient destinés uniquement aux grands comptes.

Quels sont les avantages d’un ERP de gestion d’affaires par rapport à Excel ?

Pourquoi choisir d’acquérir un ERP de gestion d’affaires à la suite d’Excel ? Pour :

  • Harmoniser son système d’information
  • Faciliter la communication interne et externe avec un outil collaboratif
  • Partager les données avec une gestion de droits selon les profils utilisateurs
  • Uniformiser les pratiques et mieux coordonner les services et les équipes
  • Eviter la redondance d’informations : plus de double saisie
  • Améliorer la productivité des équipes : éliminer les tâches répétitives et ainsi accorder plus de temps à des tâches avec une réelle valeur ajoutée. Plus une tâche est répétitive, plus elle est automatisable !
  • Limiter les erreurs humaines lors d’un transfert du mauvais fichier Excel par exemple
  • Etablir des processus de validation
  • Respecter des contraintes légales
  • Analyser des données mises à jour en temps réel
  • Historiser les données et suivre le processus d’avancement par une véritable gestion à l’affaire : voir là où nous en sommes, par où nous sommes passés, ce qui reste à faire ou à dépenser du budget prévisionnel par exemple.
  • Eviter la déperdition de données en cas de plantage informatique
  • Bénéficier de fonctionnalités plus poussées avec par exemple un outil multilingue ou multidevise

Quelles sont les bonnes pratiques pour passer d’Excel à un ERP de gestion d’affaires ?

L’installation d’un logiciel ERP (PGI, ou ERP en anglais) est un changement majeur dans une entreprise qui est souvent au préalable équipée d’Excel. Pour vous assurer la réussite d’une telle démarche, il s’agit de procéder avec méthode et rigueur. Explications :

1. Bien définir son projet en amont

Il est primordial de définir clairement en amont tous les objectifs liés au déploiement d’un ERP de gestion de projet. Les raisons sont évidentes : pour ne pas perdre de vue la finalité du projet et s’assurer d’une bonne compréhension entre vous et l’éditeur d’ERP.
De plus, il faut désigner les référents internes du projet : un groupe projet composé de deux à trois personnes le plus souvent. Il s’agit en général du chef d’entreprise, du directeur financier et/ou administratif et d’un représentant métier. Ce dernier aura un rôle primordial puisqu’il sera chargé d’initier tous les futurs utilisateurs.

2. Impliquer la direction

Le déploiement d’un ERP sera difficile si la direction ne s’implique pas dans le projet. En effet, celle-ci joue un rôle important notamment dans les processus de décision et les arbitrages.
Un ERP de gestion de projet implique également une conduite du changement, qui doit être à l’initiative des dirigeants pour que l’ensemble des collaborateurs s’approprient le logiciel et les méthodes.

3. Motiver ses équipes

Il ne faut pas que le déploiement d’un ERP de gestion de projet soit mal perçu par vos collaborateurs. Pour éviter cela, prenez le temps de les informer de toutes les étapes clefs de ce projet et d’échanger avec eux sur le sujet. Ils auront certainement des remarques importantes à faire remonter et surtout ils se sentiront impliqués dans ce changement. Ensuite, expliquez également pourquoi ce changement : quels seront les bénéfices futurs pour chacun ? C’est motivant de savoir qu’on va pouvoir gagner du temps et se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée.

4. Accepter de se structurer

Un ERP de gestion de projet ça structure, c’est indéniable ! Il faut l’accepter. Mais se structurer n’est pas une mauvaise chose… Se structurer vous obligera à être plus rigoureux et vigilants dans la gestion quotidienne de vos projets. De plus, vous devrez vous conformer à des process adaptés à votre fonctionnement d’entreprise.

5. Auditer sa société et ses pratiques

Avant de commencer le déploiement de l’ERP de gestion de projet, il est important d’auditer l’ensemble de vos collaborateurs afin de connaître leurs tâches quotidiennes. Cet audit pourra révéler des tâches réalisées en doublon par des collaborateurs différents ou bien des doubles-saisies qui sont des pertes de temps. Ainsi, vous pourrez prendre du recul afin d’optimiser vos processus internes. Il est ainsi important d’identifier toutes les parties prenantes susceptibles d’interagir avec l’ERP : les différents services de l’entreprise, des prestataires externes, le standard téléphonique, etc.

6. Faire une formation

Ce type d’outil étant riche fonctionnellement et touchant aux méthodes de travail, il nécessite un accompagnement, surtout lorsqu’on passe de la génération Excel à un ERP de gestion de projet ! Les formations proposées par le prestataire que vous aurez choisi sont donc importantes pour une prise en main plus facile.

7. Réaliser des tests préalables

Avant la mise en production de l’ERP, il est impératif d’effectuer des tests au préalable. Les référents remontent alors les anomalies, leurs avis et leurs idées d’amélioration afin d’effectuer les derniers calages.

8. « Phaser » son projet

Il ne faut pas vouloir tout faire tout de suite mais déployer votre logiciel ERP étape par étape. Pour ainsi dire, il faut se prévoir des phases pour les 2 à 3 ans à venir. Vous pourrez ainsi:
• Lancer le déploiement de l’outil en phase 1 et ainsi être rapidement opérationnel
• De ne pas perdre de vue votre business et vos ventes : le déploiement d’un ERP demande d’y consacrer du temps et procéder par étape permet de mieux gérer les priorités

9. Bien choisir son éditeur

Le choix de l’éditeur est également un facteur clés de succès dans l’acquisition d’un ERP de gestion de projet.  Assurez-vous de la pérennité des éditeurs que vous mettez en concurrence puis veiller à rencontrer des chefs de projet expérimentés, interlocuteurs spécialisés dans vos métiers.

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