gain-de-temps-automatisation
Articles

Comment automatiser vos tâches pour une meilleure gestion des temps ?

- Publié le 19/05/2022

Comme tout salarié ou manager, vous effectuez probablement des tâches répétitives dans votre activité quotidienne. Qui n’a pas déjà eu de multiples saisies d’informations à faire, des difficultés à les collecter et synthétiser ou des pertes de temps sur des contrôles et validations…

Ces tâches répétitives sont généralement à faible valeur ajoutée, chronophages et fastidieuses. En effet, la répétition de la tâche amène très souvent à un sentiment d’ennui et de routine qui peut conduire à une démotivation du collaborateur. C’est pourquoi il est essentiel de prendre du recul sur son activité pour trouver une solution d’automatisation des tâches et consacrer son temps à d’autres missions clés.

Pourquoi automatiser vos tâches avec un logiciel de gestion des temps ? 

L’objectif est d’en éliminer un maximum pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Rappelons que ces tâches répétitives prennent un temps considérable sur votre planning et donc diminuent sérieusement votre productivité. De plus, elles comportent des risques d’erreurs importants : retards de facturation, mauvaise analyse d’affaire…

S’équiper d’un logiciel de gestion des temps permet d’automatiser ces tâches récurrentes afin de sortir d’une certaine routine, de gagner en efficacité et de vous recentrer sur votre cœur de métier. Une chose est sure : plus une tâche est répétitive, plus elle sera automatisable.
L’automatisation des processus permet de :

  • Standardiser les méthodes
  • Améliorer l’efficacité
  • Simplifier les contrôles
  • Faciliter la facturation
  • Disposer d’une information détaillée sur l’activité

Que faire avant d’automatiser une tâche ?

  1. Identifiez chacune de vos tâches répétitives effectuées par jour
  2. Evaluez le temps passé  à réaliser chacune des tâches
  3. Listez les étapes nécessaires pour réaliser chaque tâche (sous-tâches)
  4. Détaillez pour chaque étape les éléments nécessaires à la réalisation
  5. Précisez si selon vous elles sont automatisables ou pas et proposez une solution pour l’automatiser

NB : si elles ne sont pas automatisables, il reste possible de créer des procédures qui vous permettront de gagner du temps pour autant.

Gestion des temps : Quelles sont les tâches automatisables ?

Voici des exemples de tâches automatisables pour les sociétés prestataires de services :

  • Attribution aux collaborateurs des tâches liées aux missions
  • L’import des données de type sociétés et contacts
  • Le rappel des dates butoirs sur des éléments importants : facturation, relances de règlements, etc.
  • L’édition de documents type comme les devis, les factures, les mises en demeures, les PV de bornage, etc.
  • Le pré-remplissage de données sur les feuilles de temps  (synchronisation automatique des actions de l’agenda avec la feuille de temps)
  • La planification simplifiée des régies
  • Les reportings et exports Excel automatiques

Comment automatiser ces tâches répétitives avec un logiciel de gestion des temps ?

Les logiciels de saisie des temps permettent de centraliser l’ensemble de la gestion de l’activité et sont reliés à une seule et même base de données. Grâce à ce type d’outil, vous pouvez automatiser vos processus internes aussi bien pour les cycles de validation à plusieurs niveaux que pour la gestion administrative comme par exemple les courriers types ou la réalisation de tableaux de bord. Plus le logiciel de gestion des temps est paramétrable, plus il s’adapte au plus près à votre fonctionnement. Il est important de pouvoir définir et personnaliser : les profils utilisateurs, les droits d’accès, les champs, les vues, les requêtes, les contrôles, les tableaux de bords, les indicateurs, les impressions, les imports/exports, etc.

Le logiciel de gestion des temps d’Everwin vous permettra d’éviter les doubles saisies, de faciliter les contrôle et les validations, de suivre le reste à faire et de faciliter la mobilité de vos collaborateurs.

Vous avez une question, une remarque ou vous envisagez de vous équiper d’un logiciel de gestion de temps ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons !

Découvrez également le logiciel gestion de projet d’Everwin !